バーチャルオフィスツール「ovice（オヴィス）」は、テレワークやリモートワークのコミュニケーションを活性化するコラボレーションプラットフォームとして、多くの企業で導入されています。オフィスのように気軽に同僚と会話したり、会議を開催したりできるだけでなく、oviceならではの機能を活用することで、より自由で、より楽しいコミュニケーションを実現することができます。
しかし、oviceを使い始めたばかりの方の中には、
といった悩みを持つ方もいるかもしれません。
そこで今回は、oviceで日常のコミュニケーションをより快適にするための便利な機能や裏技を紹介していきます。
oviceには、話しかける前に相手の肩をたたき、相手へ話しかける意思表示のできる機能があります。それが「肩ポン」です。
肩ポンを受けた相手には、効果音とともに、ポップアップ通知が表示されます。
以上の2つは、接近して自分がアクションを取ることで相手に気付いてもらう方法を紹介ですが、そのような操作なしに声をかけられる「呼びかけ機能」が2022年8月に実装されています。
呼びかけを使うには、まず相手のアバターをクリック。メニューから「呼びかけ」を選ぶと、相手に通知が届きます。相手が応答すると、アバターが近くに移動してきます。
「呼びかけ」は、ユーザーリストから相手を検索し、三点マークから「呼びかけ」をクリックすることでも利用できます。
oviceのモバイルアプリを使えば、ブラウザから目を離していてもスマホで通知を受け取ることができるので、PC画面に集中していなくても気づいてもらえます。
呼びかけられたユーザーは、「応答」「拒否」のいずれかでリアクションできます。
oviceでは、状況に応じ、アバターを囲う色が変わります。アバターを見れば一目で、そのユーザーがどんな状況にあるか理解できるので便利です。
たとえばステータス切替の機能を使えば、「応対可」「作業中」「離席中」の3種類のステータスを切り替えることができ、「応対可」の場合は緑、「作業中」の場合は赤になります。
また「ステータス登録」を登録すれば、相手ユーザーがあなたにカーソルをかざした際に、カスタマイズしたメッセージを表示させることも可能です。
「繁忙期！5分くらいなら話せます」だったり「余裕あります」といった文面をセットすれば、より詳細な状況も伝わるでしょう。アバター右上の絵文字も合わせて設定すれば、もっと自分の個性を出したメッセージが表現できるかもしれません！
oviceでは、声やテキストメッセージ以外にも、拍手👏やドラム🥁などさまざまなリアクションで相手に気持ちを伝えられます。リアクションは、メインメニューの「顔文字ボタン」から利用可能です。
メニューバー上部に表示される絵文字をクリックするだけで、瞬時にリアクションできるので、タイミングを逃さずに気持ちを伝えられるので便利です。
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違うアプリケーションやブラウザで仕事をしている最中に、oviceで誰かが声をかけてきたり自分宛てのメッセージを送ってきた際、Google Chromeの通知機能をONにしておけば、画面右下にお知らせが届きます。つまり、oviceを最前面化しておかなくても、呼ばれたら即oviceに戻って反応できるということです。安心して個人の作業に集中できます。
通知が出るようにする設定方法や、通知の届くケースについて、詳しくはヘルプセンターの以下記事からご確認いただけます。
アバターで相手に近づいたあと、静止したままでは声をかけようとしているのかどうか判断つかないため、相手のそばでアバターを動かし、話したい気持ちを伝えるという方法もあります。
ミュートを解除していれば、相手の声が届く範囲に入った際に「カチャ」っと音がなりますので、こうした音を利用して相手に存在を知らせることもできるでしょう。
初対面の人には不気味に思われてしまうかもしれないため、気心が知れているメンバー同士での活用がおすすめです。
仕事中、「常にoviceスペース内の様子を知りたい」「いつでもすぐに会話できる状態にしたい」という方であれば、複数のモニターを準備するのもおすすめです。
１台のPCで複数ブラウザを開き、oviceで声をかけられた時や、会議へ参加するタイミングでoviceを映した画面へ戻るという動きをしている方もいるのではないでしょうか。
しかし、“オフィスの人気者”であれば頻繁に声をかけられるということも珍しくありません。あるいは、マネージャー層であれば、チームメンバーの動向や様子を眺めたいという思いもあるでしょう。
そんな時はPCとは別にモニターを傍らにセットし、その名の通りovice専用にするということも可能です。oviceに注目しながら仕事をしたい人にはぴったりです。
oviceは、テレワークやリモートワークのコミュニケーションを活性化する便利なソリューションです。今回紹介した、肩ポンや呼びかけ機能、ステータス機能などを活用すれば、より自由で、より楽しく、より快適なコミュニケーションを実現することができます。ぜひ積極的に試してみて、自分にあった活用方法を見つけてみましょう。
オンボーディングや、営業チームと営業支援チームの連携強化、「細かな確認事項」のための時間削減など、様々な目的でoviceは使われています。それぞれのケースを紹介。
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