oviceのスペースへようこそ！ oviceはスペースの中にいる皆の様子が見えるバーチャルオフィスです。自分の希望するサイズのお部屋を設定したら、そこにはあなたの望む誰でも入室でき、近付いて声をかけるだけで会話ができます。
oviceでのコミュニケーションを通じてコラボレーションを最大化するために、この記事ではoviceの基本的な使い方をご紹介します。
oviceのスペースにはブラウザ、デスクトップアプリを利用してアクセスできます。URLをクリックするだけで、そのスペースに入室できます。
URLをブックマークすれば、ブックマークからアクセスできますので、ぜひブックマークしておきましょう。
＜ovice Tips＞
oviceを開いたウィンドウはovice専用としておくと、作業中にもすぐにovice画面を確認することができます。モニターを複数使っている場合には、いずれかのモニターをovice専用にするのも便利です。
もしURLを忘れてしまった場合は、ログインした状態で URL「https://app.ovice.com/login」 にアクセスすると、「最近アクセスしたスペース」を確認することができます。スペース名をクリックすることで、以前アクセスしたスペースに入室できます。
oviceのスペースでは、相手に近づくだけで会話できます。
音声による会話をするために必要なアクションは２つだけ。
まずは①自分のアバターを会話したい相手のアバターに近付けて、そして②ミュートを解除します。
黒い円の中にいる相手に自分の声が届き、離れると、声が聞こえなくなります。
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姿を見かけて話しかけたり、会議のあとちょっと残って会話したり…という、リアルオフィスでの体験がoviceのスペースの中で体験できます。
＜ovice Tips＞
アバターの外側の円の色はその人のステータスを表しています。赤は「作業中」です。また、各種カレンダーと連携している場合で予定が入っている場合、アバターの右上に絵文字が表示されます。リアルオフィスで相手が話しかけても大丈夫そうかどうかを確認するように、これらの機能から様子を確認できます。
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oviceには「呼びかけ」「チャット」「肩ポン」という3つの方法で、相手に話しかけたいことを伝えることができます。いずれの場合も通知が残るので、もしすぐに気付いてもらえなかった場合や、相手が反応できない状況にあった場合でも、あとで気付いてもらえます。
①呼びかけ
相手のアバターをクリックして「呼びかけ」をクリックすると、呼び出しの音楽が鳴り、相手に通知が届きます。呼びかけられたユーザーは「応答」または「拒否」を返答することができます。
「応答」してもらえた場合は、呼びかけた自分の側に相手のアバターが移動してくるので、すぐに会話を開始できます。
②相手にチャットを送る
相手のアバターをクリックして「チャット」をクリックしたり、画面右側のチャット欄でメンションを入力すると、相手だけに届くチャットを送信できます。
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「今、話せますか？」のように状況を尋ねるといいでしょう。
③肩ポン
声が届く距離で、話しかけたい相手のアバターをクリックすると「肩ポン」ができます。相手には「ポスポス」という音と、画面右側の通知欄に通知が届きます。
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アバターを移動させるには、ドラッグアンドドロップ・矢印キー・ダブルクリックで移動できます。
oviceのスペースは自由にカスタマイズができるので、ここでご紹介するものとお持ちのスペースは少し違うかもしれません。ここでは、oviceユーザーの皆さまからよく使われている機能について紹介します。
oviceの「会議室」の機能を使えば、会議室内への入室を制限でき、話している声は周囲のユーザーに聞こえません。
機密情報、プライベートな情報を扱う会議に最適です。1on1や、事業計画、部署内メンバーだけを対象にしたキックオフなど、どんなことにでも使えます。
会議室に入るのに必要なことはたったの2つです。
事前予約をしたい場合には、会議室の右上の3つの点からメニューを展開し、「会議室の予約」から日時を設定して完了です。
メンバーと同じ空間に集まり、情報や感情を共有することは、勤務体験において非常に大切な出来事です。情報の共有は業務をスムーズに進めることに役立ちますし、メンバーの中で認識を揃えることや相手への理解を深めることも、事業に大きなインパクトをもたらします。
掲示板は、こうした情報や感情に役立ちます。例えば掲示板には、業務関連のお知らせを書き込んだり、必要なリンクを並べたり、会話のきっかけになるような話題のヒントを掲示したりできます。
こうした使い方は、組織の一体感を高めたり、生産性を向上させたり、コミュニケーションを活性化させたり、という目的の達成に役立つでしょう。
アイキャッチングなデザインの画像は、「これなんだろう」と目を止めるキッカケになり、会話を始めるハードルも下げてくれます。
oviceスペース内の各画像は管理者にて設定されます。画像をクリックすることで、テキストやアニメーションを表示させたり、設定されたリンクにアクセスすることが可能です。
メンバーに共有したい情報は、動画を見てもらうことでよりよく伝わる、という場合もあるかもしれません。
oviceのスペースには、ユーザーが近付くだけで再生されるように、動画を置いておくことができます。
たとえば新入社員向けに用意した動画を、ovice上の座席に着席したあと自動で放映できたら、全員が集合したかを確認することも不要ですし、一人ひとりに同じ説明を繰り返す必要もありません。
BGM用のコンテンツを設置しておけば、場の雰囲気を和ませたり引き締めたり、その場にあった空気を作り出せるでしょう。
初めてバーチャルオフィスに入室する際には、ビデオとオーディオの設定を確認・調整するメニューが表示されます。
カメラマークでカメラを選択し、マイクのマークではマイクを、ヘッドホンのマークではスピーカーを選択します。
カメラの設定項目の下にあるプルダウンでは「エフェクト」を追加することも可能です。
スペースに入ったあとも、画面中央下のコントロールバーの「歯車」からいつでも設定を確認・変更できます。
＜ovice Tips＞
マイクやカメラがオンにならない場合は、ブラウザの設定を見てみてください。
ブラウザの設定は、初めてスペースにアクセスした際にポップアップでの通知があります。この時、誤って「許可しない」を選んでしまった場合には、アクセス後のスペースで引き続きブラウザのポップアップが現れるのでそこから許可してください。あるいは、oviceスペースの案内ポップアップにしたがって、Chromeの設定画面を開き設定を変更も可能です（Chrome：カメラ＞「ブロック」→「許可する」）。
カメラの映像については、こちらのヘルプセンターの案内も参照することをおすすめします。
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