介護施設を展開する株式会社SOYOKAZEの子会社。介護・看護人材の紹介事業を軸に、3つの事業を展開。
株式会社SOYOKAZE Staff Companyは、2年前のリモートワーク導入以降、複数のサービスを駆使しながら業務にあたってきました。バーチャルオフィスのoviceは、リモート開始から1年経ったタイミングで導入。バーチャルオフィスは使いにくいという意見もあるなかで、どのように社内定着を進めたのでしょうか。試行錯誤を経て得られた、社員にとって業務しやすいバーチャルオフィスの設計・運営に関する知見をご紹介いただきました。
弊社は、2020年の3月に全社でリモートワークへの切り替えを行いました。新型コロナウイルスの影響によるものなのですが、移行の猶予期間は3日くらいしかなく、突然始まったような印象でした。
オンラインでのコミュニケーションはチャットとビデオ会議ツールを活用して行っていたのですが、それまで通りとは行かなかったです。やはり、会議以外の場での雑談が一気に減ってしまいました。それまでのリアルオフィスでは、外部への営業のお電話のあと、横の人に気軽に自分が感じたことを話すなんてことがあったのですが、そういった「何気ない会話」がなくなったのです。
また、誰が今会議をしていて、誰が営業で外に出ているか、リアルオフィスでは一目で把握することができましたが、オンライン環境下ではわからない状態でした。そういう状態だと「何気ない会話」を仕掛けようとも難しく、徐々にメンバーから「社内コミュニケーションが減って孤独感を感じる」という声があがってきました。
こういった状況を一番危惧していたのが各部署のリーダーで、「チームで働いているのに孤独感を持ったまま働くのはどうなのか」という問題意識を持ち始めたのです。コミュニケーション課題を根本的に解決する打ち手を考え始めたのが、2021年の春頃でした。
2021年に入って「バーチャルオフィス」という単語を聞くようになって、自分なりにいろいろと調べてみたら、oviceをはじめとするさまざまなバーチャルオフィスサービスの存在を知りました。それぞれの特徴を踏まえて、ovice一択だなと思い、導入を決めました。
私たちはバーチャルオフィスを使ったことがなく、興味はあれど実際に導入した時のイメージは持ちづらいものでした。oviceはトライアル期間があり、また基本料金もかなり抑え目。「試しやすかった」というのが非常に有り難かったです。
またoviceの、アバターが動き回り、近づくと話せる、離れると声も聞こえなくなるという仕様が、リアルにかなり近いと感じました。レイアウトや背景も自分たちで設定できて、会社の雰囲気をオンライン上で作ることができるのは嬉しいポイントでしたね。
「面白そう」というポジティブな声が多かったです。弊社は平均年齢がかなり若く、oviceの持つゲーム的な要素に興味を持たれていたように思います。
弊社では今まで多くのクラウドサービスを取り入れてきたので、新しいサービスに対して「技術的な慣れ」がネックになることはあまりありません。ただ、ツールが増えすぎても面倒と思われてしまう。「ビジュアル的に楽しい」ものだったので、受け入れやすかったんだと思います。
ーそうなると、oviceの定着も早かったのではないでしょうか？
実はそうではないんです。私の感覚では、会社でoviceが当たり前のツールになったのは導入から半年経ったくらいだったように思います。
oviceの導入を検討していた時、リモートワークを始めてちょうど1年が経っていました。ようやくチャットとビデオ会議ツールを使ったコミュニケーションに慣れてきたタイミングで「今問題ないのに、なんで今更新しいツールを導入するの？」という声が一部メンバーから上がっていました。
「もっとコミュニケーションを活性化させたい」人たちと、「このままでいい」人たちに分かれていたんです。
oviceは常時接続を前提としたツールなので、ネット環境に大きく左右されます。慣れないツールでは、少し挙動がおかしいだけでストレスになる。リモートワークをスムーズに行うために導入したツールが、新しいストレスを生んでしまったら元も子もない、という声もありました。
とにかく試行錯誤をして、より良い使い方を見つけ出していきました。導入当初は、話しかけにくい状況を作らないようにとの考えから、マイクを常にONにして、全てのスペースがオープンになっているような運用にしていました。
そうすると、「人の生活音が気になる」「落ち着いて仕事ができない」という声が出ました。そこからマイクを自由にOFFにしてもいいとルール変更を行うことに。
さらにしばらくすると、音声の入り込み等や近くの人への漏れが気になる方や、区切られた執務スペースを求める方も出てきました。そこで、全メンバーに「個室がほしいか」アンケートをとり、現在は希望者のみoviceで個室を設けて勤務しています。
このように、運用のルールを常に利用者であるメンバーから回収してアップデートさせていく。「使いやすいovice」にするために、改善を続けていったことがoVice利用を推進したと思います。
背景やレイアウトも積極的に更新していますが、これもアンケートで得た声を取り入れていて、季節によって背景を変えています。最初は「オフィスっぽい洗練された背景」という候補もあったのですが、季節感あるデザインを希望する声も大きく、現状こちらに落ち着いています。
今では「そろそろ春だし、背景変えないの？」とメンバーから言われたり、背景を変えるたびにそれに合わせたアバターに設定しなおすメンバーがいたりなど、かなり楽しんでもらえている印象です。
現在は6つのチームをエリアごとに分けています。全員分の個室があるチームもありますし、1つの会議室をみんなで使うチームもあります。
また、現在は出退勤の記録をoviceと連動させています。それまでは、「出勤しました」「退勤しました」とチャットに書き込み、各自がそれを見返して記録をするという運用をしていました。今はoviceの入退室のログをそのままスプレッドシートに移しています。
つまりoviceに入らないと出勤したことにならないんです。リモートで一体感をなくさないためにも、何かルールを作ろうということになって試みているものです。
メンバーの動きがよく見えるのは嬉しいです。oviceに掲示板を設置し、外出中のメンバーの予定もわかるようにしていますが、これもコミュニケーションのしやすさに繋がっているように思います。
また、私たち管理部はそれまで営業部をはじめとする他部署との関わりがあまりありませんでした。オフィスだと管理部だけ違う部屋にデスクがあり、営業部とはほとんど話したことさえないくらい。
それが今は、会社全体が1つの空間にまとまっているので、会話の機会が増えました。大阪支社のメンバーが雑談をしにきてくれたのは嬉しかったですね。彼らに話を聞くと、oviceを導入する前は心理的な距離を他のメンバーに感じていたそう。それが今は全部署がoviceにいるので、仲間意識も強くなったとのことでした。
もちろん管理部や大阪支社だけでなく、部署や支社を越えての交流が生まれて、ovice導入時に期待していた状況がある程度実現しているなと感じています。
2階を増設してサークル活動をしようという案が出ていたのを受けて、新年度に場所の用意が完了しました！ oviceで交流が盛んになったとはいえ、業務時間外でも交流したいという声があがっていたのがきっかけでした。
ちなみにリアルオフィスの時はサークル活動はしていません。それがoviceだと場所の制約がなくなるので自由に参加しやすい。オンライン時代の恩恵ですね。2階は社員が自由に使えるスペースとして、今後も自由な発想で活用してもらいたいと思っています。oviceだとこのような社内企画のアイデアがどんどん出てくるので、とてもありがたいです。
