日々の業務から交流会まで広く活用。oVice導入でリモート下でも社内コミュニケーションが円滑に

コロナをきっかけにテレワーク勤務を基本とした働き方にシフトした方の中には「気軽な相談が難しく、コミュニケーションの時間が取りにくい」「必要最低限のことしか話さないため、雑談が生まれず、孤独を感じる」といった課題に悩んでいる方も多いのではないでしょうか？

そうした悩みを解決するために、ツクリンク社が導入したのがバーチャルオフィスツール「ovice」。

「導入後、社員同士の会話のハードルが下がり、テレワーク下でもリアルなオフィスに近いコミュニケーションがとれるようになった」──そんな変化が生まれたというツクリンク社に、oVice導入の経緯やツクリンク社ならではの活用方法についてインタビューした内容をお届けします。（インタビューの内容は2021年10月時点のものです。）

リモート下で社内コミュニケーションが生まれづらい状況に

ーoVice導入前に感じていた課題について教えてください。

中村：
コロナ禍で基本フルリモートという環境下において、社内コミュニケーションが生まれづらくなっているという課題がありました。

弊社は新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受けて、2020年3月よりフルリモート勤務に切り替えているのですが、「事業部間の連携がしづらくなっている」「これまであった雑談が失われている」といった状況が生まれてしまっていたんです。

社員からも、リモート下において新しく入られる社員が早く会社になじめるためにも「コミュニケーションの活性化」の必要性を感じている、という声が上がっていました。

そこで「リモート下でもコミュニケーションを活性させるにはどうしたらいいか」と考え、その一つの施策として2021年2月に導入したのがバーチャルオフィスツールの「oVice」でした。

「アバター」絵文字の工夫で、より話しかけやすい環境に

ーoVice導入後、どのように社内での活用を進めていきましたか？

中村：
oViceの利用に関して、そこまで厳密なルールは設けてなくて、メンバーには基本的に自由に使ってもらっています。きっちりとしたルールを設けすぎてコミュニケーションが生まれなくなってしまっては元も子もないので、「業務中はなるべく入ってね」「ミーティングや雑談にも使ってね」などと伝えるくらいにしています。

弊社ではオープンコミュニケーションを推進しているのでoViceもオープンスペースでの会話が中心ではあります。一方で、情報管理の観点からオープンな会話が好ましくない会議や他者に聞かれたくない会話などについては鍵付きの会議室を設け、安心して会話できる環境も用意していますね。

ー導入のために工夫したことはありますか？

中村：
oViceは近づいたらすぐ話せるのが魅力なのですが、とはいえ最初のうちは「『今話しかけて大丈夫か』といった相手の状況が分からないと話しかけづらい」という声もあり、oVice上でアイコンの設定で本人のステータスが分かるようにしました。

緑色なら「話しかけて大丈夫」、黄色なら「少しなら話せる」、赤色なら「話せない」といった感じです。

（ツクリンク社公式noteより）

気を遣うメンバーも多く、チャット上で一度「今話しかけていいですか」と確認してから話す人もまだいますが、oVice上なら人を近くに感じられるから「ちょっといい？」と簡単に声をかけられるので、雑談はリアルに近い形でできているように感じますね。

ー「コミュニケーション活性化」のための取り組みについてはいかがですか。

岡田：
新しく入社された方の全体交流会をoViceで定期的に開催しています。新入社員と役員が必須参加で、他のメンバーも「入退出自由」にしていて。

先日開催した時は、全社員の半分くらい参加しているんじゃないかと思うくらい、多くのメンバーが各部署から参加してくれました。予想以上に集まり、当日はとても驚きました。

「オンライン飲み会」「雑談タイム」など社内のコミュニケーション活性にも効果が

ーoViceの活用によってどのような変化がありましたか？

岡田：
テレワーク下において失われがちな、ちょっとした相談や雑談といった緩いコミュニケーションがとりやすくなることで、組織としての生産性向上にもつながっていると感じます。

たとえば、「オンライン飲み会をoViceで今晩やりませんか？」といった社員からの誘いや社長が自ら「◯時から雑談の時間作ります、暇な人いたら気軽に来てください！」といったやりとりがSlack上で起きるなど、oViceによって偶発的なコミュニケーションが起こりやすくなりました。

「社内コミュニケーション」の発信は採用にも

ーoViceについて、ツクリンク社のnoteでも発信されていましたね。どういった経緯で発信されていたのか、せっかくなのでお聞きしたいです。

note：テレワークでも社内コミュニケーションが円滑に！バーチャルオフィス「oVice」の力

岡田：
弊社は以前からエンジニア、デザイナーが主体となってテックブログを定期的に更新しているのですが、採用活動の強化にあたって、テックブログだけでなく、noteやWantedlyの発信にも力を入れ始め、noteについてはエンジニア、デザイナーが主体となって発信をしてくれています。

私自身、採用周りも担当しているのですが、テレワークを基本とした働き方が中心となっている今「ツクリンク社ではどのような働き方やコミュニケーションの取り方をしているのか」と応募者の方から聞かれる機会が増えてきています。

応募者の方にそのように聞かれた際に「Slackだけでなく、oViceというバーチャルオフィスツールを使ってコミュニケーションを取っています」と伝えると、好意的に捉えてくれるケースが多くて。そこで「社外にもこうした自社でのコミュニケーションツールの活用について発信したら採用にもプラスに働くのでは」と思っていたところ、メンバー自ら記事を書いていただき今回のoViceについてのnote発信へと至った次第です。

まだこうした広報発信は始めたばかりなので、今回のoViceについてのnote発信のように、今後も自社でのコミュニケーションの取り組みなど様々なテーマで発信していけたらと考えています。

ー今後、どのようにoViceを使われる予定ですか。

岡田：
oVice導入によって社員同士の会話のハードルが下がり、テレワーク下でもリアルなオフィスに近いコミュニケーションがとれるようになったことで、コミュニケーションの“壁”を解消できました。

これからは、今実施している新入社員交流会以外にもコミュニケーション機会を設けたり、ステータス表示のように使い方を工夫したりと、よりよい社内コミュニケーションのためにoViceを通じてできることはまだまだあると感じています。

それはいわば、チームで一緒に事業を推進していく“楽しさ”をコミュニケーションを通じてどう実現していくのか、というテーマでもあるのかなと。メンバーとも一緒に、その可能性を広げていけたらいいですね。