HR視点からバーチャルオフィス導入 “1800人がログイン”本部全体展開までの試行錯誤を全公開

リモートワークではどうしてもコミュニケーションが停滞し、悩む社員が増えてしまいます。デジタル時代の総合商社／インターネット広告代理店であるトランスコスモス株式会社も、同様の課題に直面。解決を期待して2021年2月からoviceを使い始めました。今回は、導入の効果や、1年間の運用の工夫を聞いてきました。

オンラインでのコミュニケーション環境を整えたい！導入決心させたoviceの特徴

ー最初に、皆さまの業務内容について教えてください。

宮園：
デジタルインタラクティブ事業本部サービス管理統括部の宮園です。本部全体の人材育成、採用、環境改善を担当していて、従業員のエンゲージメントや生産性を高める取り組みを推進しています。

木幡：
デジタルインタラクティブ事業本部サービス管理統括部サービス管理部HRマネジメント課の木幡と申します。本部内において社員の育成を中心に、採用や目標・評価から関係性構築などのサポートといった分野も含め、人に関する課題解決を一気通貫で支援する部門です。

江上：
同じくHRマネジメント課の江上です。本部内のオンボーディング、コミュニケーション施策をメインで担当しています。

ーoviceを導入する前に抱えていた課題を教えてください。

木幡：
2020年の新型コロナウイルス流行の影響で、急にリモートワーク環境に入ることになりました。どのようにコミュニケーションを取っていけばいいのか固まっていない中で、オンラインで社員同士繋がる必要が生まれました。

そうなると、コミュニケーション量や頻度の差が出てきてしまいます。業務以外の会話がかなり減ってしまったという人も多くいたのです。特に新しくジョインした新卒や中途社員の方々がなかなかチームにフィットしないという課題が出てきました。

そこで、コミュニケーションを増やす場所としてオフィスを2020年11月以降使えるようにしました。ただそれ以降も緊急事態宣言が何度も出て、状況がなかなか変わりませんでした。リアルの場での施策よりもオンラインで何かしなければいけないという思いがありました。

ーどのような経緯でoviceの導入に至ったのでしょうか？

宮園：
月に一度本部全体でエンゲージメント調査を行っていて、社員の声を集めています。その中で、リモートワークのコミュニケーションが希薄になっている、いろんな人ともっと関わりたいという声がありました。リモートワークでもいろんな人とコミュニケーションを取れるようなツールを探し始め、見つけたのがoviceでした。

oviceにはデモスペースがありますよね。この空間で、実際にツールの使用感を知ることができます。この空間にはoviceのサポートスタッフが常駐されていて、ここでいろいろな質問をしまして、トライアルで使ってみることを決めました。

人が動くとそれに合わせて声が届く範囲が変わる、UXが非常に直感的など、いいなと思える点が多くありました。

また、アカウントの数に対する料金設定ではなく、スペース単位の料金設定も良いと思います。コストが見えやすく管理がしやすいという点もあって、本格導入を決意しました。

定着までの試行錯誤「話しかけてOK・NG」「部署ごとのエリア」「ゆるくコミュニケーション可能」で居心地よく

ー導入時に工夫された点を教えてください。

江上：
最初は部門ごとにエリアだけ決めて、それ以外特にルールを設けずスタートしました。その結果、同じスペースにいても誰に話しかけていいかわからない、という声がありました。

それを受けて、ステータスを信号機のような形で「話しかけていい」「質問はOK」「忙しいから会話できない」など、今の自分の状況を表示するようなルールにしています。

また、どこにいたらいいのかわからないという意見もありましたので、各部署の場所を明確にしました。

さらに、音楽を流してゆるくコミュニケーションをとりやすいエリアも用意しています。こうすることで、どんな状態でも居やすい環境を作るようにしています。

あとは、誰が今oviceを使っているかわかるように入室情報をチャットツールと連携、通知するような仕組みも作りました。

ー定着を目指して、どのようなことをされましたか？

木幡：
色々試したのですが、最初のうちはあまり人数が増えなかったのが正直なところです。ただ、その時点でも利用しているメンバーからはポジティブな意見が多くありました。

最初はあくまでも利用推奨、としていたので社員2000名中150名程度の利用でした。この段階で「既存コミュニケーションツールとは異なる目的がある」ことの共有、そして「ログインのタイミング」「話しかけていいかどうかを表示する」といったルール設定をしました。

この時期、特に新卒からのoviceの評価は高かったです。専用フロアで隙間時間のコミュニケーションを実現していました。

イベント開催で利用者増、そして“トップダウン”が奏功

ー本部内の定着までに他にはどのような取り組みをされましたか。

木幡：
さらに社内説明会や交流会を実施し、部門ごとにバーチャルスペースのなかに定位置を設けました。イベントではシャッフルパーティや大忘年会を開催し、とても好評でした。

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こうした取り組みにより月間の平均利用者は300名まで増えましたが、この段階ではこれ以上にはなりませんでした。任意や推奨ではこのあたりが限界だったようです。このやり方ですと、少しでも迷った場合、業務に忙しいメンバーはログインしない方を選ぶんですよね。

その課題解決にあたりoviceスタッフからアドバイスをいただいたのと、本部としても在宅勤務時には全員がovice出社している状態を作っておきたい、という意思があったため、「トップダウン」で2022年1月からは在宅勤務時のovice出社を義務としました。その結果、1800名がログインする状況となりました。

ー急激な増加ですね！このタイミングではどんな問題がありましたか？

oviceに全員入ったら、「芋洗い」と言われるほどギュウギュウになってしまいました！　呼びかけ時点では勿論必須とはいうものの、「約2000名強のうち、1500名くらいまずは入ってくれたらいいかなぁ」と思っていたら見事に全員入れる方は全員入ってくれて、パンク状態に。

せっかく入ってくれたのもかかわらず、アバター同士が近すぎて周囲の声が聞こえすぎるなど、なかなか会話できない状態を生み出してしまい、メンバーにはご迷惑をおかけしました。

2022年4月からは、oviceが推奨するスペースのサイズをもとに、10フロアから15フロアに増やしました。会話できる場所とできない場所を分けたり、意思表示の方法を考えたりなど、試行錯誤しながら最適な運用を考えています。

新入社員との交流・議論の場・異動の際のコミュニケーション oviceがあってよかったと感じたシーン

ーoviceを導入してよかった点について教えてください。

木幡：
スタート時期と新卒研修の時期が被っていたので、1つのフロアを研修用で貸切りました。新卒メンバーが同期や先輩社員と交流を深められるようにとの意図です。

実は、2020年に初めてリモートの研修を行った際に、プラスアルファの会話が生まれず、そのせいか研修で接点がなかった同期と仲良くなりづらい、という課題がありました。それが、2021年からoviceを使ってみたところ、隙間時間の雑談や同期が同期を紹介してつなぐ、などのコミュニケーションの幅が広がったように思います。

リアルの空間と同じように繋がりが広がり、温められていきました。2022年も同様に専用フロアを設け、憩いの場として新卒メンバーからは好評の声が挙がっていました。

_{＜画像出典＞2期目のオンライン新卒研修で}、_{メンバー同士の関係構築のために取り組んだこと｜トランスコスモス デジタルインタラクティブ サービス}

宮園：
通常のWeb会議ツールを使ったコミュニケーションだと普段と同じメンバーがメインで話してしまい、議論の中心に入れない社員も出てきてしまいます。

この点について、oviceでは違う雰囲気があるように感じました。「常に誰かがそこにいる」という状況ができているため、偶発的かつ自然な声かけが起こっていて、いろんな会話が生まれています。

江上：
oviceは異動でメンバーが新しくなったときのコミュニケーションに向いていると思います。私自身、出社が多かったチームからリモート中心のチームに異動したのですが、oviceには常に誰かがいて、何か質問したい時にすぐに誰かに話しかけられるので非常に助かりました。

※この記事の内容の一部を、動画でもご紹介いただいています。