出社していた頃の「当たり前」をオンラインで再現。ovice浸透のための工夫

新型コロナウイルス拡大の影響で、リモートワークへの移行が加速しています。リモートワークでよくある課題と言えば、出社時と比べてコミュニケーション量が落ちてしまうこと。オフィスでの何気ない会話が、リモートワークだと一気に難しくなります。今回紹介するのは、これらのコミュニケーション課題を解決するためにoviceを導入した株式会社SUPER STUDIO。導入背景や浸透のコツなど、様々なお話を伺いました。

ビデオ会議ツールでは対応しきれなかったリモートコミュニケーション‍

ーまず最初にoviceを導入された背景を教えてください。

以前は職種関係なく全員が毎日出社していたのですが、新型コロナウイルス拡大の影響で緊急事態宣言が発令されたため、2020年4月ごろから原則フルリモートになりました。急だったので働き方の変化に対応できないメンバーが多く、コミュニケーションの問題が徐々に発生してしまいました。他の企業も苦しんでいる問題だと思うのですが、もれなく弊社も雑談といった気軽なコミュニケーションが一気に減る事態になってしまったんです。

最初はビデオ会議ツールのみでオンラインコミュニケーションを取っていました。例えばエンジニアが仕様について確認したいことが出てきた時に、事前に相談相手に「15分あけてほしいです」とSlackで連絡しカレンダーに予定を入れて、ようやく細かいコミュニケーションを取るということをしていました。15分単位の相談を都度カレンダーに入れるとなると、手間もかかりますし、カレンダーが埋まってしまい、大事な打ち合わせが入れられなくなることもあります。このようにMTG以外の雑談レベルの会話をするのに大きなコストがかかっていました。

リモート環境下でも全員出社していた時のような気軽なコミュニケーションを実現したいと思いツールを探していた時にoviceを見つけて、「今抱えているコミュニケーション課題を解決できそうだな」と考え導入を決めたんです。

ー導入する際の決め手について詳しく教えてください。

バーチャル空間でアバターを移動し、近づいたら話しかけられるという仕様が私たちがイメージしていた状態に非常に近く、出社していた頃に当たり前にできていたコミュニケーションを実現できそうだと思いました。

また、詳しくサービスについて知りたいと思い、導入前にoviceスタッフの方にセキュリティ面などいろいろお聞きしたのですが、メールの返信がとても速く内容も丁寧で、「信頼できるサービスだな」と感じたことも決め手の一つです。

その他にも、ID課金ではなく、大まかな人数目安が設定されている空間単位で契約するという形もよかったです。社内で稟議をあげるときに、ID課金だと「このチームの人たちを何人入れる」というのを明確に決めなくちゃいけないんですね。導入当初はまず誰を入れるべきかわかっていなかったので、使いながら決めていこうと思っていました。空間単位で契約し、使っていくうちにどんどん人を追加していくという形を描いていたので、とても有り難かったです。私たちの場合、まずは200人スペースと会議室用の50人スペースで契約しました。

多くの部署を巻き込み、細かく意見回収

ー導入を進めるうえで、工夫したことなどがあれば教えてください。

1人が旗振り役として推進していくというよりは、oviceの良さを体感したうえで推進してくれる人を増やすアプローチを取りました。エンジニアチームを中心にトライアルを開始したのですが、PM（プロジェクトマネージャー）やセールスも興味ありそうな人をどんどん招待していって、定着のための推進役となってくれたので、浸透は速かったと思います。

ー最初から多くの人を巻き込むのはいいアプローチだと思います。

巻き込むだけでなく、みんなからの意見回収も積極的に行っていきました。トライアル期間内にいくつかアンケートをとって、良い悪いはもちろん、具体的な改善点なども聞いて回ったんです。課題をキャッチしたらすぐにoviceスタッフの方に相談して随時解決していく形でトライアルを進めました。

全社展開が決定、目指すは更なる定着

ートライアル期間にアンケートを取るのは非常に有効な打ち手だと思いました。結果トライアルはうまくいったのですか？

スタートの時点で多くの人を巻き込み、全員の意見を回収しながらトライアルを進めた結果、全社展開も行うことにもなり、すっかり今ではoviceはなくてはならないツールになっています。

定量的に見ても安定して全社で70%以上のメンバーが利用している状態を作れています。

ー素晴らしいですね！

今では従業員もオブジェクトを自由に配置したりして、業務上だけでない業務外のコミュニケーションにもつながるような形でも利用してくれています。

オフィスでは「最近どうなの？」「ごはんでも行こうよ」のようなOFFの会話ってありますよね。ovice上でもそういうコミュニケーションが起こるように工夫していって、リモート環境下でもまるでオフィスにいるような活発なコミュニケーションになるようにさらに推進していきたいですね。