「出社義務なし」でも、“心理的安全性”醸成と新バリュー浸透を達成！全社イベントをoviceで

2013年に設立したSun*（サンアスタリスク）では、2024年3月、PR部門のコーポレートコミュニケーションチーム主導でオンラインの全社イベントを開催しました。開催の目的や実行までの道のりなどをおうかがいしました。

出社義務なしの組織でも“心理的安全性”を醸成

ーまずはお二人のご担当領域を教えてください。

小西：
PR部門でコーポレートコミュニケーション、及び人事部門でカルチャー推進のマネージャーをしています。

谷畑：
私はPR部門でコーポレートコミュニケーションおよび事業部含めた会社全体の広報を担当しています。

ー今回開催されたのはどんなイベントですか？

小西：
今回のイベントは全社イベントとして開催しました。当社では社名にちなみ、3月3日を「Sun*」の日、「Sun*Day（サンデイ）」として設定しています。

実は、当社は2019年3月3日に社名変更をして現在のSun*という会社名になっているのですが、前身の組織の設立記念日が3月1日だということもあり、この「Sun*Day」は、会社の誕生を祝おうという意味も込められて制定されています。

谷畑：
この「Sun*Day」に合わせてイベントを開催するのは2回目なんです。当社には「Sun*Day」以外にもSAA（Sun* Annual Awardの略）という年次総会のイベントがあります。昨年は10周年ということもあり、Sun*Dayをリアルで、年次総会をオンラインで開催していました。

今年は開催形式について、オンライン・リアルを入れ替えて開催した形になります。

ー2024年の「Sun*Day」の狙いはどこに定めていらっしゃいましたか。

小西：
前年（2023年）12月に刷新したCore Valueの認知向上と理解促進を目的としていました。

同時に、「会社に対する心理的安全性の醸成」も強く意識してイベント設計をしています。

背景として、直近1-2年以内に入社した人が急激に増えている、ということがあります。2020年以前と異なり、現在当社では出社は義務ではありません。そのため新しく入社した方々にとっては、会社と個人や社員同士の繋がりが薄くなっている傾向があります。

こうした状況のため、心理的安全性を高め、会社に対して心地よいと思える状態を作っていきたいと考えていました。今回のイベントでは、Sun*という組織の中にいる人たち同士が、業務は横に置いて相互理解できる、一緒に楽しめる場を提供することを心がけていました。

たった1か月×初のovice。有償サービスも活用し短期間でイベントを実施

ーなぜオンラインでの開催としたのですか？

谷畑：
当社はリモートワーク中心で、地方在住者も多く、どこにいても身軽に参加できるオンラインでの開催がベストであると判断しました。

ーoviceを会場に選んだ理由は？

小西：
「複数人・双方向でコミュニケーションができる」を原則に、バーチャルオフィスを検討していました。

ここは本当に大切にしたかったので、基本的に「一対複数」のコミュニケーションになってしまうWeb会議ツールは今回、検討はしませんでした。

バーチャルオフィスでは「初見でわかりやすいか」「コミュニケーションの体験設計を手助けしてくれるオプションがあるか」という点で精査しました。

ーいつ頃、Sun*Day（2024年は3月4日開催）の企画に着手されたのでしょうか。

谷畑：
実は、準備期間は1か月程度しかありませんでした。リアルかオンラインかという開催形式の検討・決定も含め、2月の頭から開催に向けて動き出しました。

小西：
oviceでの開催決定後、1か月弱という短い時間の中で細部までイベント設計をするため、「ovice Event」の担当者に相談しました。

oviceを契約してから実施までの期間は2週間程度でしたね。

ー運営チームは何名ほどですか？

谷畑：
企画の我々2名に加え、デザイナーが3名、運営サポート2名の合計7名で運営をしていました。

また、ほとんどのメンバーが初めて使うツールということもあり、イベント当日には案内係などの当日サポートとしてプラス3名にも対応してもらってました。

当日の運営がスムーズにいくように、ovice Eventの「当日運営サポート」も利用しています。

運営メンバー含め、oviceを使うのが初めてのメンバーばかりだったので、どのように操作すれば良いかを説明・レクチャーしていただけたことにより、ほとんど大きなミスなく進行することができました。

また、タイムスケジュールに合わせてレイアウトの変更や臨機応変に不具合に対応していただき、運営メンバーも少数だったため非常に助かりました。

ー運営として、実際にoviceを使ってみて、いかがでしたか？

谷畑：
正直なところ、どのように空間に物を配置するべきかなど非常に悩みました…！

なので、この点については有償プランの「スペース設定代行」「セルフリフォーム代行」を活用し、ovice Eventの担当者に対応いただき本当に助かりました。

結果、とても工数負担が軽減できたと考えています。

参加者の体験として非常に意味があることだと感じました。「自分は聴衆ではなく参加者」「自由に交流できて楽しい」という感覚、両方を得てもらえたと思います。

小西：
Web会議ツールでは、今回のように複数のグループ単位でコミュニケーションをとることが難しいと感じます。oviceを使うことで、オンラインでありながらも、よりリアルな空間に近いコミュニケーションが生まれていたのは本当によかったと思っています。

また、レイアウトにこだわることで、参加者の皆さんに「会社」の雰囲気を感じてもらえたのではないかなと思っています。

ー参加者の皆さんの様子はどんなでしたか。

谷畑：
皆さんとても楽しんでいる様子でした！　oviceの「リアクション」を使って、活発にコミュニケーションや自己表現をしているなと感じました。

ー事前にどんなアナウンスをしていましたか？

谷畑：
「Google連携で入室するように」ということを案内していました。

数日前からoviceを解放し利用できるようにしていましたが、多くの方が、直前になって初めてアクセスするという状況でした。それでも、入室に際しては大きな問題はありませんでした。

ー入室に特段の問題がなかったとのこと、何よりです。反対に、「これもアナウンスしておけばよかった」と感じたポイントがあればお聞かせください。

谷畑：
デスクトップアプリの活用ですね。デスクトップアプリの方が格段に通信がスムーズだと知ったので、次回利用することがあれば周知して使えるようにしたいです。

ー社内イベントを計画している方に向けて、開催中の予期せぬ出来事・次回に向けた改善ポイントについて、シェアいただければありがたいです。

小西：
グループに分かれての懇談の際には、何度か司会の声かけを入れていました。この部分について、開催後に参加者から、「司会者の声かけのない状態で、グループ内で話す時間がもう少したくさんあると良かった」というフィードバックをもらいました。

次回からはもう少しゆっくり交流できる時間を持とうと考えていますが、それくらいoviceでの交流が盛り上がり、イベントが成功した証拠でもあると思っています。