「バーチャルインターンシップ」参加者目線の準備で、コミュニケーションも議論も活性化

合同説明会やインターンシップなど、通常なら企業と学生が対面で話す機会が多い就職活動。新型コロナウイルス拡大の影響で、2020年からオンライン化が進んでいます。今回は株式会社シグマクシスのoviceを使ったインターンシップについてお話を聞いてきました。

学生向けインターンシップを夏冬でそれぞれ複数ターム開催するなど、実践型の新卒採用活動に注力する同社。「企業の経営課題を解く」をテーマに掲げ、4日にわたり同社コンサルタントと共に考え抜くプログラムなど、その充実したコンテンツに注目が集まっています。

コロナ禍により2020年からはインターンシップもオンライン開催を余儀なくされ、ビデオ会議ツールでは参加する学生同士のコミュニケーションが活性化しないという課題をお持ちでした。今回oviceを導入して、オンライン特有のコミュニケーション課題は解決されたのでしょうか。導入背景から活用上の工夫まで、たっぷりお話しいただきました。

自由度の高いコミュニケーションで、学生にめいっぱい議論して欲しい

ー今回oviceを活用されたインターンシップについて教えてください。

2021年の夏と冬に、1ターム4日間のインターンシップを10回開催しました。1タームにつき12名の学生が個人課題とチーム課題に取り組みながら、当社のコンサルタントによるアドバイスやフィードバックを受け、彼らの思考力や発想力、仕事のスピード感、アウトプットの精度などを体感し学ぶという仕立てのインターンシップです。このため、学生同士はもちろん、コンサルタントとのコミュニケーションは欠かせない内容となっています。

2020年から新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、オンラインでのインターンシップ開催をしてきました。当初はビデオ会議ツールを使って開催していましたが課題もあり、インターンシップ中の自由なコミュニケーションをもっと増やしていくことを目的に、2021年はoviceを活用させていただきました。

ーovice導入前のインターンシップには、どのような課題がありましたか。

オフラインでのインターンシップでは、チーム課題への取り組みの際、同じチームの学生同士はもちろん、他のチームの議論を聞きに行ったり、コンサルタントに質問をしに行ったり、自由度の高いコミュニケーションが生まれていました。そこでの様々なインプットがあるからこそ、彼らの議論が活性化するのです。

コロナ禍によりビデオ会議ツールを使ってみたところ、チームごとにトークルームを分けての運用としたため、自チーム以外の会話を気軽に聞く事ができないなど、どうしてもコミュニケーションが固定化されてしまうという課題がありました。

インターンシップを完遂するうえでの最低限のコミュニケーションはできていたのですが、もっとめいっぱい議論して欲しい。そんな思いから、彼らのコミュニケ―ションをオンラインでも活発化させる方法はないかと模索し続けていました。

夏のインターンシップ開催まで1週間というタイミングで、外部のオンラインイベントで「バーチャル空間サービス」を体験し、試してみるのはどうかと思い、そこからoviceを含む複数のサービスの検討に入りました。

ーいろいろなツールを検討し、その結果oviceを選んだ理由とは？

直接触ってみたところ、検討したツールの中で一番操作がスムーズにできたことに加え、導入開始までのスピードもポイントでしたね。

インターンシップ開催1週間前に検討を開始したので、「申し込んでから実際に活用できるまでの日数」は気にしていました。

導入開始までにサポート担当の方と面談いただき、要件を実践・検証させていただいたことで活用イメージが沸き、導入もスムーズで、すぐに活用することができました。

スムーズな開催を導いた「参加者目線での準備」とは

ー実際にインターンシップで使ってみて、いかがでしたか？

初めてのツールを使ったインターンシップだったのにも関わらず、トラブルもなく無事に開催することができました。

また、私たち採用チーム側にもメリットがあることに気づきました。例えばビデオ会議ツールだと、トークルームに誰が入ってくるのかが事前に見えないため、採用チームが急に入室すると参加学生は身構えてしまいます。でもoviceではアバターが自然に近づいてくるだけなので、学生も私たちのことをそこまで気にせず議論に集中できていたようでした。

学生からも「直感的で操作しやすかった」、「近くにいる人の声が聞こえてくるところが対面でオフィスにいる感覚がして新鮮だった」、「他のグループの状況を聞きにいくことができたのは非常に良かった」などのフィードバックがあり、導入効果を実感しています。

ー準備段階で工夫されたことは。

大きくは2つで、ひとつは「ovice活用ガイド」を作成したことです。

オンラインに慣れている世代とはいえ、初めて触れる機能であることには変わりはありません。インターンシップ中に活用する機能、画面共有の仕方、エラー発生時の対応などを説明したドキュメントを作って学生に事前に配布しました。

もうひとつは、参加者がoviceに慣れるための時間をとったことです。

インターンシップの開催は金曜日から、週末を挟んで水曜日まで。初日はイントロダクションのため、そのタイミングで活用ガイドを参加者に渡し、週末はoviceの会場を開放することで慣れていただく時間を作りました。

初日にある程度交流していた参加者同士で週末にoviceを使って話してみるなど、うまく活用してくれていたようです。

成功体験をもとにoviceを活用し、自社の魅力をアピールしていきたい

ー今後、oviceをどのように活用していきたいですか？

今回、oviceを使ったことで、オンライン環境でもリアルに近いコミュニケーションが実現できることを学びました。

今後は、内定者とのコミュニケーションにも活用していきたいですね。地方在住や海外留学中の内定者が複数名いるので、oviceを活用した内定者懇親会や現役社員との交流会なども開催してみようと計画しています。

「風通しのよさ」や「コラボレーション」といった当社の特徴を、oviceのようなツール通じて学生のみなさんに体感いただけるよう、今後も工夫を重ねていきたいと考えています。