株式会社リチカは「Switch to The Rich. クリエイティブで、世界を豊かに。」をミッションに掲げる、クリエイティブテックカンパニーです。運用型クリエイティブクラウド「リチカ クラウドスタジオ」や、各分野の専門家による組織「リチカ クリエイティブファーム」などを通じて、企業のマーケティング課題を解決することを目指しています。
西方：
2020年から続いた新型コロナウイルスの流行が落ち着き始めて、今は出社とリモートワークを選べるハイブリッドな形式をとっています。全体で約90人いるなかで、オフィスに出社しているのは10～30人程度となっています。
現在は、リモートワークのタイミングも含め、全社員が毎日oviceにログインしているような状況です。ただし、録画*が必要な重要な会議はそれまで使っていたビデオ会議ツールで行い、それ以外での各グループでの朝会や壁打ちなどのコミュニケーションはoviceで日常的に行われています。
運用ルールはシンプルです。出社したらoviceにログインしてもらい、退勤したらタブを閉じてもらってます。それ以外のルールは特に設けていません。
*編集部注…oviceでは今後、録画機能をリリース予定です
西方：
はい。oviceをトライアルで使い始めたのが2022年1月からですが、この時点ですでにハイブリッドでした。ただ、出社組とリモート組の間や、リモートワークメンバー同士のコミュニケーションに課題がありました。
西方：
全員が出社していた時は、雑談や相談といったライトなコミュニケーションが簡単にできていました。ただリモートワーク環境下となると、そういった会話が一気になくなってしまいます。その影響もあり、業務が進めづらかったり、組織の一体感が失われるなどの問題も発生していました。
そして特に問題に感じていたのは、新しく入ったメンバーと既存メンバーのつながりがなかなか生まれなかったことです。実はこの2年間で、メンバーが40人から90人になりました。
こうした拡大フェーズにおいて、オフィスに出社しても全員いるわけでもなく、でもリモートだとあまり他のメンバーとコミュニケーションを取れない…という事態が起きていました。
森長：
結果として、どの部門の人がどのような仕事をしているのか、わかりづらい環境だったように思います。リチカの雰囲気やメンバーの個性を知ることも難しくなっていました。
こうした問題を前に、2年前に立ち上げた従業員体験の向上をミッションとするPX（People Experience）の部署として「バーチャルオフィスがいいのではないか」という提案をしました。
森長：
元々「新しいものを面白がる」という気質を持つメンバーが多いため、ポジティブな反応が多かったです。トライアルの最初は、レイアウトをオフィスっぽい雰囲気に設定していたのですが、カジュアルな雰囲気を出すために途中で南国風に変えたんです。そこでもけっこうメンバーは面白がってくれて、雰囲気に合わせてアバターを変える人が出てくるなど、最初から全体的に前向きでした。
関連記事：ovice活用事例 | バーチャル空間で運営 知的創造空間「RICOH BIL Tokyo」オフィススペースの工夫とは
森長：
メンバーが導入に前向きだったとはいえ、初めてのツールではあったので、使う際に戸惑わないようにサポートを実施しました。トライアル期間にoviceのスタッフの方が積極的に困りごとを聞いてくださって、その際にいただいたoviceのマニュアル資料*の内容をもとに、リチカ風にアレンジして、資料やガイドライン等を作り共有しました。
おかげでメンバーもすぐに操作に慣れてくれて、oviceのスタッフの方には大変感謝しています。
* 編集部注：oviceでは運用ルール策定のためのサポート・資料の共有をしています。
森長：
当初はフリーアドレスだったところを、今は固定席にしています。部門ごとに場所を分けて、席に名前をつけています。新メンバーが「この人はここに所属していて、こんな仕事をしている」というのを視覚的にわかるように工夫しています。
毎月メンバーが増えるので、それに合わせてFigmaでレイアウトを作っています。新メンバーの席に「WELCOME」というアイコンを入れて歓迎ムードを演出したり、誕生日のメンバーに向けて専用エリアを作ったり、遊び心を意識しています。
森長：
今までの環境ではできなかったようなオンラインのコミュニケーションをできるようになった点に、バーチャルオフィス導入の効果を感じています。
例えば、以前レイアウトをラーメンの背景に変更した時、レイアウトに合わせてアバターをメンマに変えるメンバーがいて、大変盛り上がりました（笑）。このように「一緒にふざけることができる」というのは、それまでのビデオ会議ツール時代では実現できていませんでした。
リチカは賑やかな会社なので、オフラインではみんなで一緒に楽しめる時間はたくさんありますが、ハイブリッドな働き方になっても、同じような時間を過ごせているのは、oviceがあるからだと思っています。
森長：
社内の縦と横と斜めのつながりを強化するために、より、オンラインコミュニケーションを活性化させていきたいと思っています。
バーチャルオフィスのメリットはすでにいろいろ感じているところではありますが、運用メンバーとしては「まだまだいける」と思っています。たとえば、もっと盛んに雑談が起こるような仕掛けをしていきたいです。
西方：
社内コミュニケーションだけではなく、採用活動にも活用していきたいです。今はビデオ会議ツールを使って説明会を実施しているのですが、質問と回答がテキストで一方通行的に行われていて、もっと双方向のコミュニケーションを生んでいきたいんです。カメラをONにすることが前提の今の形だと、やはり質問する際のハードルが高くなってしまっていると思っています。oviceであれば、アバターと音声でのコミュニケーションが基本となるので、より候補者とのコミュニケーションは活発になると考えています。
他にも、バーチャルオフィス見学ツアーを開催したりなど…アイデアはたくさんあるので、これからもどんどん活用していきたいです。
