NTTデータ、働き方改革専門家チームの“ovice”活用術

NTTグループは2022年より、リモートワークを基本とする新たな働き方を可能とする制度をグループにおいて導入しています。グループ企業であるNTTデータでは、技術革新統括本部が先立ってoviceを導入し、活用を進めてきました。「働き方改革」を専門のテーマとするチームで、運用担当者が実践するoviceの活用術についてお話を聞いてきました。

業務上の助けにつながっていた「チーム内での情報交換」

ーデジタルテクノロジー推進室というのは、どのような部署なのでしょうか？

槇：
弊社NTTデータはシステムインテグレーターとして、中央官庁や自治体、銀行その他さまざまな業界の大手法人のシステム構築を行っています。我々の部署は、最新技術をお客様と連携・導入し、DXを推進するという形で、今までのSIer（システムインテグレーター）とは違う形でお客様と伴走しています。

矢萩と私が所属するのはデジタルテクノロジー推進室の中の「Workstyle Invention」というチームです。Workstyle Inventionのチームでは、働き方という側面から、技術の理解と実装を追求しています。具体的には、まずは自社で新しい技術を試していき、それからお客様に展開するという形も取組の中の1つです。

ーoviceもその一環で導入されたのですね。導入前、どのような働き方の課題があったのですか？

槇：
コロナウイルスの流行をきっかけに、弊社の働き方もテレワーク中心になりました。私たちの部門は他部門と一緒に仕事をすることが多いのですが、これらの部門は都内や首都圏に点在する拠点にそれぞれあります。出社に際しては、こうした他部門の所属するオフィスに出勤することも多く、部門内で顔を合わせる機会が一気になくなりました。

リモートワークが主たる働き方となる前までは、豊洲の本社で雑談や情報交換をしていました。情報交換の場では、「こういうことに困ってるんだけれど、そちらではどう解決している？」というやりとりがあり、結果として業務上の助けとなっていました。

チャットツールでも情報交換は可能ですが、全社員が入っていることから、メッセージの投稿にはハードルが高いと感じる社員も少なくありません。こうしてコミュニケーションが減ってしまっている状況に大きな課題を感じ、バーチャルオフィスのoviceを導入しました。

当社全体でも多くの部署が使っていますが、我々は関連する部門と10階建てのバーチャルビルを利用しています。各部署で1フロアずつ使っている状態です。

運用ルールは最低限。自由なコミュニケーションが起こるように

ー続いて、デジタルテクノロジー推進室での現在のoviceの使い方について教えてください。レイアウトの工夫には何がありますか？

矢萩：
バーチャルオフィス内部のあるエリアが何をするためのエリアなのか、ということが視覚的にわかるようにしました。 今使っているスペースのレイアウトは以下の通りで、イベントができる広場を中央に配置し、音楽が聴けるCafe Music AreaやJukeBox、雑談エリアとサイレントルームを設けています。

こちらにお越しいただいてパートナー企業さんと話をすることもあります。機密性の高い情報を扱う時は会議室を使っています。 その他、海外グループ会社（インド）の現地メンバーと話せるEnglish Areaも用意しました。英語で基本的にコミュニケーションしますのでEnglish Areaと名付けています。 また、入室した時にアバターが現れるのがスペースの左上ですので、この場所にはoviceの利用方法や運用ルールをまとめています。

ー運用ルールにはどのようなものがあるのでしょうか？

矢萩：
今話せるという人はスピーカーオブジェクトを出しておくことと、話しかけNGな人はアバターを半透明のままにしてもらうことをお願いしています。oviceでは会議中などのステータスがTeamsと連携して自動で表示されるので、こうした点も相手の状況を知るために役立つと感じています。

※編集部注：2023年3月より、スピーカーオブジェクトはミーティングオブジェクトに置き換えとなっています。

バーチャルオフィスでは、自由なコミュニケーションを実現してほしいと考えています。最低限のルールだけ設けて、あとは利用者にお任せするスタンスです。

oviceをより使いやすくするためのTipsや情報共有はチャットツールで共有している他、社内イントラにも情報やいただいた改善要望とそれに対するアクションを公開しています。

oviceで変わった“生産性”、“メンバーとしての実感”

ーoviceを導入して、チームとして、またご自身に、どのような効果を感じられていますか？

槇：
テレワークでも関係性をつくれるようになったことです。業務に直接関わるコミュニケーションだけでなく、雑談や相談といった類のコミュニケーションを手軽に取れるようになりました。

また、oviceのスペースを使ったイベントを今までいくつか開催してきて、横のコミュニケーションが促進され、社員間の関係性もよくなってきているように感じます。 そしてもう一つが業務の生産性です。これまでだと、どんな些細な業務関連のコミュニケーションであっても、ビデオ会議ツールで会議設定をしてリンクを発行してなどの手間が生じていました。

それがoviceであれば、「何時にoviceのこのあたりに集まろう」という風にできます。もともと予定していなくても、近づいてその場で話を開始することもできます。

矢萩：
私は以前より「組織のメンバーとして動いている」実感を持てるようになりました。正直、oviceを活用する以前には、あまりこのような感覚を持てていなかったように思います。バーチャルとはいえ、一つの空間にみんなで集まって仕事をすることができていますので、こういう感覚になれたのは、oviceのおかげだと思っています。

ーありがとうございます。最後に、今後oviceを使って実現したいことを教えてください。

矢萩：
oviceのダッシュボードで取得できるデータを活用してよりコミュニケーションの可視化を図っていきたいです。

デジタルテクノロジー推進室でも「データ活用」は大切なテーマです。データ活用という手段においても、oviceの機能を活用して、よりよい働き方を実現させていけるのではと期待しています。