2日目からリモートでも、新メンバーが困らない環境を“ovice”で　社内の「新ツール不要派」説得を成し遂げた確信と工夫

Fintechサービスを展開するマネーフォワードは、数年前からリモートワークを導入。同社の福岡開発拠点には、エンジニアを中心に約60名が勤務しています。同社では、複数のコミュニケーションツールが導入されているものの、リモートワークにおいて「気軽にコミュニケーションが取れない」という課題はなかなか解決されませんでした。

oviceを導入してからは、コミュニケーション課題の解決はもちろん、会社として大事にしている「カルチャーの醸成」を目的とした社内のイベントがより良くなっているのを感じているそうです。ovice導入によって生まれた変化について、お話を聞いてきました。

リモートワーク前提・多拠点展開の組織が直面した「オンボーディング」「ツールが分断」の悩み

ー現在の勤務内容や勤務スタイル、組織の特徴を教えてください。

久保：
株式会社マネーフォワードのHRソリューション本部 営業企画部 部長の久保です。普段は、セールスメンバーの側面支援をする営業デスクチームのマネジメントをしています。新しく入社した社員のオンボーディングも担当しています。

家族の希望もあり、現在は福岡開発拠点で働いています。私が所属するHRソリューション本部は、北は北海道・東京・大阪・福岡、南はベトナムまで、全世界に散らばって仕事をしています。

ーoviceを導入する以前の組織の状況には、どのような課題があったのでしょうか。

久保：
各地に拠点があるとなると、もともとリモートワーク環境が整っていて問題なく業務をやれていたと思われがちではありますが、決してそんなことはありませんでした。

オンラインがメインとなると、コミュニケーションの齟齬やズレが生じてしまいます。また、私たちの事業部には、毎月5,6人入社してくる時期もあります。また、メンバーは2日目からリモートワークで働くようになります。新メンバーは「誰にどうやって質問すればいいんだろう」と不安に思うことも少なくなかったようです。オンボーディングがなかなか進まないという課題に頭を悩ませていました。

ーovice導入前にはどのようなツールでオンラインコミュニケーションをとっていましたか？

久保：
各所で同様のコミュニケーション課題が発生していたこともあり、チーム単位でさまざまなコミュニケーションツールを試験運用していました。その結果、開発側のメンバーは音声チャットツール、ビジネス側はビデオチャットツールに落ち着いてきて、組織の中で2つのツールが使われているという状態でした。

このような中、両者がコミュニケーションをとる機会は頻繁にあったのですが、同じツールを使っていないことからコミュニケーションが取りづらくなってしまっていました。どうしたものかと解決策を考えていたところ、oviceの存在を知りました。

ーoviceのどこに魅力を感じていますか。

久保：
フィジカル感があり、オフィスにいる感覚が味わえる。加えて、動作が非常に軽く、仕事の邪魔にならないツールだと感じました。

コスト面でも、料金が非常に明確でわかりやすく稟議も通しやすい。そこで、トライアルをしてみることになったのです。

社内の「新しいツール不要派」に納得してもらうために…レポートやバーチャルオフィス内の環境整備

ー導入を進めるうえでの苦労や工夫について教えてください。

久保：
トライアルを始めた当初は、音声チャットとビデオチャットの2つの既存ツールに慣れてしまっていたため、また新しいツールを導入するとなると、「もっとやることあるだろう」と言われるなど、ネガティブな声が多かったんです。

でも、私自身にはoviceを入れるべきという強い確信がありました。そこで、今の課題感やそれをoviceがどのように解決するのか、導入後どういう世界観になるのかを7000字のレポートにまとめ、メンバーに共有しました。

また、トライアル期間に、使うメンバーが極力迷わないように事前に席配置を決めたり、エリアに名前をつけたりなど、環境整備もしっかり行いました。

その甲斐あってか、徐々に不安や不満の声がなくなっていき、最初はかなり反対していた開発メンバーも「これはかなり使えるんじゃないか」とoviceをポジティブに捉え始め、最終的には本格導入を意思決定しました。

お客様への製品案内の場にも活用。画面共有や音質に満足の声

ーoviceを導入してよかった点は何ですか？

久保：
一番は新メンバーが入社後に、他のメンバーと簡単にコミュニケーションを取れるようになったことです。チャットツールも使っているのですが、やはりoviceは気軽さが全然違います。

導入以前は、新メンバーの入社後面談で、コミュニケーション面の不安をよく聞いていたのですが、oviceを使い始めてからはそれらの不安の声はなくなったように思います。

また、採用以外でも、当社のクラウドサービスを導入してくださった企業に向けた説明会などの各種サポートを一部チームでovice上でやってみているのですが、満足度がかなり高いんです。「画面共有しながらの説明がわかりやすかった」「（音声が）聞きやすかった」などポジティブなフィードバックをいただいています。

ー社外とのやりとりにも活用されているのですね。社内のコミュニケーションにも変化がありましたか？

久保：
もちろんです。「あの人今何しているのかな」とオフィスさながらに話しかけられるようになったことで、それまでのリモートワークではなかった業務外の雑談も数多く生まれています。

特に北海道拠点のメンバーと気楽なコミュニケーションができるようになったことが印象的です。物理的な距離はあるけどoviceでは隣の席で、一気に距離感が縮まったのだと思います。

“カルチャー醸成”も、oviceのUIと機能なら「全員が同じ場所にいる」感覚に

ーマネーフォワードでは、カルチャー醸成をとても大切にしているということですが、どのような取り組みをされていますか。

藤田：
HRソリューション本部 マーケティング部 副部長の藤田です。マーケティング業務と並行して、有志のメンバーとカルチャー醸成のプロジェクトを推進しています。

プロジェクトの一環で、月に一度本部全体の100人以上が集まる機会を設け、カルチャーを体現している人を讃える会を行っているのですが、開催場所にoviceを使っています。

ーovice導入以前もオンラインで開催されていましたか？

藤田：
それまでは別のビデオ会議システムを使っていました。このやり方ですと、登壇者は見えるけど、それ以外の参加メンバーの存在を感じづらい状態になっていました。

それが、oviceの場合はアバターが画面上に集まってきて、一体感を感じやすくなりました。

さらに、話を聞いているみんなからの拍手やコメントがアバターから出てくることが「同じところにみんなで集まっている」感覚を強めていて、カルチャー醸成に役に立っていると思っています。

会社や国の垣根を越えて、世界を前に進める事業を作っていく

ーありがとうございます。最後に今後の展望をお聞かせください。

藤田：
これから本部も人は増えてきますし、特に支社所属のメンバーが増えると思っています。

人数が増え、拠点が散らばるとなると、一体感が薄れてしまうリスクがあり、カルチャー醸成の重要性はより高まってくると思っています。

これからはoviceの運用をブラッシュアップしていきたいと考えています。例えばいろんな人がもっと積極的にコメントしたり、リアクション機能を使っていったりなどできるといいなと思います。oviceに集まる機会がより盛り上がるような工夫をしていきたいです。

久保：
今は全部で4つの本部でoviceを導入しているのですが、今後はより一層、定着と利用の活性化を行っていきたいと考えています。そうすることで、他の本部での導入も進みますし、全社単位でオンラインコミュニケーションが活性化すると思うんです。

今回oviceを導入して、どこで働いていても、出社と変わらない感覚で働けることを学びました。これが発展していくと、会社の垣根、国の垣根を越えたコミュニケーションが生まれていきます。

コミュニケーションを通じて、いろんなアイデアとアイデアが融合して、今まで考え付かなかった事業や仕事が新たに生まれ、日本、そして世界が前に進むようなことが生まれていく。そんな未来を作っていくために、これからもどんどんoviceを活用していきたいと思います。

▼インタビューの内容は、動画でもご覧いただけます