浮いた会場代で65個ものプレゼントを用意した豪華な大忘年会

イベントをする上で費用の大きな割合を占めることもある「会場費」。オフィスを使えば無料で開催できますが、中には新型コロナウイルスの影響でオフィスを縮小した会社も少なくないでしょう。そんな企業にとって、オンラインイベントは会場費を抑えてイベントを行える賢い選択の一つです。

ラックサイバーリンクもまた「oVice宴会」をすることで会場費なしで忘年会を開きました。浮いた会場費で参加者へ届く料理も豪華になった他、抽選会の賞品の質も数もこれまでにないほどにランクアップ。充実した忘年会になったと言います。

今回は忘年会の運営を担った佐久間さんにインタビューし、宴会当日の様子や準備のために行ったことを聞きました。

oVice宴会を選んだ理由は「ケータリングの手軽さ」と「会場費無料」

ーまずはoViceを利用し始めたきっかけを聞かせてください。

親会社のラックが先に利用していたのがきっかけです。新型コロナウイルスへの対策からテレワークも定着しオフィスを以前よりコンパクトにしたことで、全社員が集まれる場所がないため、バーチャルオフィスの導入を考えた時にoViceの存在を知りました。

まずはお試しで1ヶ月利用してみたところ、社員からの評判がよくて。「このまま使い続けたい」という声が多かったため、本格的に導入することにしたのです。

ーoVice宴会はどのような経緯で申し込んだのですか。

11月に忘年会の企画をしている時に、oViceにはケータリングもしてくれるサービスがあることを知り利用を決めました。社員に食事を届けたいと思っていたのですが、自宅に食事を届けるにはどうすればいいか悩んでいて。oVice宴会なら社員に住所を入力してもらうだけで食事をデリバリーできるため、運営側としても楽だと思ったのです。

また、oViceを導入する時もoVice社員の方が丁寧に説明してくれたので、宴会もスムーズに開けると思いました。何より会場費を浮かせられるのが大きかったですね。

ー当日に向けてどんな準備をしたのか教えて下さい。

事前に社員のみなさんに参加の意思や、ケータリングを注文するかどうかアンケートをとりました。私たちはセキュリティ機器を常時監視する部署もあるので、シフトによってどうしても参加できない人もおり、そんな方々にもせめて食事だけは楽しんでもらおうと思ったのです。

結果的に100名以上の社員がケータリングを注文し、そのうち80名以上の方が宴会に参加しました。

また、宴会当日は抽選会を企画していたので、その賞品も考えなければいけませんでした。

抽選会は毎年行っているのですが、今年は会場費が浮いたのでいつもより賞品の数も質もアップグレード。約200名いる社員の3分の1に商品が当たるよう60以上もの商品を用意しました。

ーどんな賞品を用意したのでしょうか。

最も高額な賞品はiPadでしたね。他にもドンペリなど、高額賞品もいろいろ用意しました。ユニークな賞品でいうと「特別休暇 3日付与の権利」や「社長と副社長2人との豪華食事権」など。以前から有休を賞品にするアイディアは出ていたのですが、今回始めて総務に掛け合って実現しました。

食事権は当選者が好きな店で好きなものを注文できるというもので、実際に何を食べにいったのか私たちも楽しみです。

「新しいツールにチャレンジする姿を見習いたい」参加者からの嬉しい反応

ー忘年会当日の様子を教えて下さい。

普段からoViceを利用しているため、みんなスムーズに操作できていたと思います。事前に「操作方法がわからない人は運営に聞きに来てください」と周知していたので、当日操作で困る人はいなかったようですね。

開会の挨拶をして乾杯をした後はすぐに抽選会をはじめました。なんせ賞品が65個もあるので、時間はほとんど抽選会に使うことに。運営側がくじを引いては名前を読み上げていき、みなさんはテーブルごとに食事と雑談を楽しんでもらいました。

ー食事についてはいかがでしたか？

みなさん満足してくれたようです。人によって何が好きだったか意見は違えど、基本は美味しかったという意見が多かったです。ただ、クリスマスシーズンに和テイストの食事を選んでしまったので、次回は季節感も大事にしたいですね。

ー他に今後改善したいポイントなどがあれば教えて下さい。

今回は忘年会の大半を抽選会にしてしまったので、今度はレクリエーションなども企画したいと思っています。食事についても「格付けチェックゲーム」など、みんなで楽しめるコンテンツもあったので、次回はチャレンジしてみたいですね。

ー参加者からの反応はいかがでしたか。

「初めてのオンラインイベントだけど、とても楽しかった」という声を何名からもらいました。「大変そうだったけど、いい体験をさせてもらった」と労ってくれる方もいましたね。

一番うれしかったのは、新しいツールを使う僕たちの姿を見て「チャレンジする姿勢を見習いたい」と言ってくれる人がいたこと。新しいことを始めるのはエネルギーがいりますが、みんながポジティブに受け止めてくれたので、企画した甲斐がありました。

社員みんなで集まれる場所がない会社にオススメ

ー今回、初めてoVice宴会を使ってみての感想をきかせてください。

oViceを使うとリアルに近いコミュニケーションができたので、宴会がいつになく盛り上がりました。

これまでビデオ会議システムなどを使って飲み会などをしたことがあるのですが、参加者が10名にもなると、どうしても聞く一方になる人がいるので。ツールによっては部屋を分ける機能もありますが、運営の負担や好きな人と同じ部屋になれるか分からないことを考えると使い勝手がよくありません。

その点、oViceなら自由に動き好きな人と話せるので、みんなリアルの宴会のように楽しんでくれたと思います。

ーもしoVice宴会を勧めるとしたら、どんな会社に勧めたいと思いますか。

まずは社員全員が集まる機会がない会社にoViceを勧めたいですね。私たちのようにコロナ禍で働き方が激変しオフィスを縮小した企業もいると思いますが、そうなると社員が集まれるスペースがありません。oViceならリアルと同じようにコミュニケーションできるので、リアルのスペースがない会社はぜひ利用してみてください。

そしてoViceを利用していれば、宴会の場所代もかかりません。会場代を抑えて食事やコンテンツを豪華にしたい会社はoVice宴会が有用なのではないでしょうか。

※当日の模様はラックサイバーリンクのHPでもblogで紹介されています

ラックサイバーリンクBLOG：コロナ禍でもワイワイ楽しみたい！リモートで忘年会してみました

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oViceが提供する「ovice Event」は、ワンランク上のバーチャル宴会です。盛り上がるゲームや、ご予算・ジャンルから選べるお食事を提供しています。

詳しくはovice Eventをご覧ください。