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在宅勤務が広がる中、社員間の交流もオンラインで行うケースが増えてきました。株式会社ラックでは昨年はビデオ会議ツールを使って「オンライン慰労会」を開催しましたが、2022年はoViceを使っての実施となりました。参加者から多くのポジティブな声があがるなど、大成功に終わった慰労会の運営について、お話を聞いてきました。
2022年の3月に事業部の慰労会をoViceで行いました。
毎年200人を越える規模で行っていた慰労会ですが、近年は新型コロナウイルスの影響でオンラインで開催しています。昨年まではビデオ会議ツールを使って開催していたのですが、どうしても司会や発表者といった話し手の話を一方的に聞くだけになってしまい、参加者である社員同士の交流はなかなか起こせなかったんです。
昨年から弊社ではoViceを普段の業務で利用していて、いちユーザーだった自分も在宅勤務の際に利用していました。会社としてoViceに慣れてきたタイミングでもあったので、今年はoViceを使うことにしたのです。
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部長陣から開催の言葉から始まり、活躍した社員の表彰や参加者が楽しめる催しを準備しました。
本社に部長陣に集まってもらって、それ以外の参加者は遠方からオンラインで参加。本社からライブ配信をする形で開催しました。
3月末の開催に対して、準備が始まったのは2月末でしたね。1ヶ月で準備を進めました。
ーかなり急ピッチですね…。特に力を入れた準備などはありましたか。
本社からライブ配信をするということで、リハーサルは入念に行いました。配信の画角を調整したり、画面越しからの聞き心地なども事前にテストをして準備を進めました。
また、ビデオ会議ツールと違って、oViceでは「その場にいるかのような感覚」を得られます。こうした効果を最大限に活かすべく、演出をしっかりしたかったので、レイアウトもこだわりました。oViceのデフォルトの背景もいくつか候補はあったのですが、慰労会の雰囲気に合うレイアウトを自分達で作りました。
全員が毎日oViceをフル活用している、という状態ではないので、慰労会に参加する社員のなかで操作につまづく人も想定していました。
そういったメンバーに対して、慰労会に集中できるように運営としてサポートを行いました。
会場のレイアウトが入場時の画面ですぐにわかるように入り口に地図を設置。最初に映った範囲で、アイコンを動かさなくても会場の全体図がわかるようにしたのです。
加えて、oViceの操作手順書を自作して配布しました。わからないことがあってもすぐに理解できるようなるべく具体的にまとめました。
oViceには様々な機能がありますが、今回参加者がとる行動はアバターを動かして、話を聞く、もしくは話す、の3つのみ。この3つだけをできるように設定をして、手順書もシンプルに作りました。
運営メンバーをoViceの会場の入り口に1人配置し、わからないことがあったらすぐに詳しい人に聞ける、という状況を作っていたのですが、事前の参加者サポートのおかげか、当日来た操作に関する問い合わせはわずか1件だけでした。
運営チームに寄せられた感想には、
久しぶりに同期と話せてよかった
普段業務で関わらない社員とも交流できた
など、ポジティブな声が多かったです。
ビデオ会議ツールを使って、一方的に配信するだけでは出てこないコメントだと感じました。参加者同士の双方向のコミュニケーションは、今回のような慰労会や懇親会といったイベントではとても大事だと改めて認識しましたね。
一番印象に残ったのは、oViceの自由度の高さです。会の雰囲気をオリジナルのレイアウトで演出できるのはもちろん、ライブ配信のオブジェクトを設置したり、個別で話す会議スペースを置けたり、できることの幅がとても広いと感じました。
イベントを行ううえで考える「こういうことをしてみたい」というアイデアを、オンラインで実現しやすくするツールだな、と思っています。
現在は在宅勤務を行う社員が多く、そういった人たちを繋ぐのにoViceを使っていて、これからコロナが落ち着いたら出社する人たちが増えてくることが予想されます。
その中で、出社する社員たちと在宅勤務の社員たちが同じ場所にいるようなコミュニケーションを実現したいと思います。そのために、もっとoViceの活用を全社的に推進していきたいですし、今回の慰労会のような、oViceの可能性を体感できる機会をどんどん仕掛けていきたいです。
