全国から、全3回337人が参加「バーチャル全社懇親会」背景＆席替えで“飽きさせない”進行

今回は、会社としての一体感を醸成することを目的に、oviceを利用して全社懇親会を開催された株式会社JERAの皆様にお話をうかがいました。

同社はオフィス利用でoviceを試したことがあり、その時の成功体験から今回のイベントも同様にバーチャル空間上で行うことに。300人を超える参加者が大いに盛り上がった要因には、運営事務局の丁寧な参加者サポートやイベント設計上の工夫がありました。

初開催のバーチャル懇親会、西日本や上越などの地方事業所からも参加者が

ーまず最初に、今回oviceを使って開催した懇親会についてご紹介ください。

今回行ったバーチャル懇親会は3日間に分けて開催しました。任意参加の形式で、合計で337名の社員が参加しました。主に部署の違う社員間の交流が目的です。

懇親会は社長の乾杯の挨拶から始まり、全員で楽しめるゲーム、席替えありのグループ交流を企画しました。 東京の本社所属の参加者が多かったですが、西日本や上越などの地方事業所の社員にも参加していただき、「場所関係なく参加できる」というバーチャルでの開催メリットを存分に発揮できたように思います。

ー懇親会の企画背景について教えてください。

弊社は3年ほど前にリモートワーク制度を導入しましたが、2020年のコロナウイルス拡大を機に一気にリモートワークが広まりました。リモートワークではビデオ会議ツールを活用してコミュニケーションをとっていたのですが、やっぱり「対面がいいよね」という声がずっとあって。

会議の議題以外のことを雑談的に話す機会がなく、「自部署以外のメンバーとは全く接点がない」状態になっていました。

会社としての一体感がどんどん薄れていくという危機感から、全社的な親睦を深める制度が創設されました。今回の懇親会はその制度を使った「全社の一体感を生む」ための打ち手の一つです。

バーチャル空間の「背景転換」「席替え」参加者を飽きさせない工夫

ー懇親会を行うツールとして、oviceを選んでいただいた理由は何がありますか？

懇親会を企画する前、4月から新入社員を迎え入れる準備をしていたタイミングで「コミュニケーションの活性化」が議題に上がっていました。そこでビデオ会議ツール以外で何か新しいツールを試して、楽しく会話できる状態を作ろうという話になったんです。

いろいろとリサーチをした結果、バーチャルオフィスが良さそうだと感じました。oviceについては、公的機関の催しにも活用されていることから注目していました。

他にも日本語と英語に対応している点や、「リンクから入れる」などの使いやすさの面で、すぐにトライアルを申し込むことに。最初は人事や広報などの限られた部署での利用だったのですが、少しずつ他部署からの問い合わせが増えました。懇親会の企画が始まったのはこのタイミングです。

ー懇親会の準備段階で、何か工夫されたことがあれば教えてください。

トライアルの利用者は30名程度だったので、懇親会の参加者のほとんどが初めてのovice利用でした。当日参加者が使い方に迷わないように、oviceの説明書を独自で作って、開催日よりも前にスペースを開放して操作に慣れてもらう期間を設けました。

式次第もかなりシンプルなものにしました。参加者の移動など、複雑な操作をしなくていいようにという意図です。

ー当日運営の工夫は何かされましたか？

1時間15分のイベントの間、参加者が飽きないように、進行に合わせてレイアウトの表示を切り替えて、視覚的に楽しめる工夫をしました。最初の乾杯の時は、このような野球場を模したビジュアルを表示させて、「何か面白そうなことがはじまるな」と思ってもらうことを狙いました。

グループごとの懇親会では、最初は青を基調としたレイアウトだったのですが、席替えのタイミングで赤基調に変えたりしていましたね。席替えというコミュニケーションの切り替えタイミングを視覚的にわかりやすくできたと思います。

正直「盛り上がるのかな…」不安も 催し・料理ともに大好評

ーレイアウトが切り替わっていくのは、見ていてとても楽しそうです。参加された方からの感想はどのようなものでしたか？

初めてのoviceを使ったイベント開催だったので、正直最初は「盛り上がるのかな」という不安はありましたが、結果杞憂に終わりました。

懇親会の後に事務局に直接「とても楽しかった」という声が届くなど、非常に好評で。参加者アンケートで測った満足度も、5段階中「4.2」と、かなり参加者にとって楽しい時間を提供できたようでした。

そのなかで多かった声としては「普段話すことのない他の部署の人と話せてよかった」「参加者みんなで同じものを飲んだり食べたりして、体験を共有できた」「使ったことのないツールで新鮮だった」「出てきた食事がとにかく美味しかった」というものがありました。

ー食事はovice宴会のセールスポイントでもあります。複数のボリューム・コンセプト・価格帯で提供していますが、今回メニューはどのように選んでいただきましたか？

参加者が楽しめるコンテンツを実施したかったので、格付けチェックBOX*にしました。

また、全社初のオンラインイベントということもあり、特別感を演出したいという意図から、普段家ではなかなか食べることのないフレンチコースを選ばせていただきました。とても美味しくて参加者からも好評でした！

*格付けチェックBOX…食材の違う3品の料理を1品ずつ試食し、高級食材が使われている1品を予想します。オンライン懇親会をより盛り上げます。

ー最後に、これからoviceを使ってやってみたいことを教えてください。

今回は大規模な懇親会でしたが、少し規模を狭めたランチ会のようなものを日頃から行って交流の機会を増やしたいですね。

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