地域横断でチーム編成 バーチャルオフィスならメンバーが「今、どの仕事をしているか」見える

株式会社デンソーソリューション受注フロント統括室は、2022年4月に機能集約の取り組みを機にoviceを導入。全国各地の社員をメンバーとする地域横断チームのコミュニケーションに、oviceはどのように効果を発揮したのでしょうか。非常にわかりやすい運用ルールもご紹介いただきました。

地域横断チームで業務遂行 メンバーが「今、どの仕事をしているか」見える便利さ

ーまず最初に、貴社の組織体制について教えてください。

本社に加えて、全国に8つの支社を構えています。北は北海道、南は九州まで全国に散らばっているのですが、ここ数年で機能を集約していこうとしています。

例えば管理部門では、北海道から東京までは「東日本エリア」とし、各地に分散していた機能を集約することで、より効率的に業務が進むよう改革を実施しています。ただ、北海道と東京の社員が毎日対面で仕事をすることはできません。なので、オンラインでの連携を強めています。

私が所属する受注フロント統括室も、全国各地のメンバーからなる1つの組織に再編成されました。このように、組織はオンラインでの業務連携や遂行が前提となっています。

ーどのような流れでoviceを利用し始めたのですか？

販管部門が何か新しいツールを使っているという噂を聞いたのが最初でした。それまではビデオ会議ツールとチャットツールを使って社内でコミュニケーションをとっていたのですが、全国組織として一体感を醸成するうえではいくつか不都合な点がありました。

そこで、管理部門で利用しているoviceを実際に触らせてもらい、自部署でも使えるのでは？と思い導入を決めました。

ーオンラインでの社内コミュニケーションには、どのような不都合があったのでしょうか。

オンライン環境下では、出社時と違って、誰が今出勤していてそれぞれ何をしているのかがわかりづらいと感じていました。

受注フロント統括室は、いくつかの課に分かれていて、課を跨いで兼務をしている社員もいるため、社員の在席状態がリアルタイムで目で見てわかるoviceは便利だと感じました。

目的は「在席確認」と「コミュニケーション」

ー現在のoviceの運用について、詳細を教えてください。

なるべくシンプルな運用を心がけていて、在席確認とコミュニケーションの2つだけを目的に置いています。

朝勤務を開始する時は、必ずoviceに入ってもらっています。スペースは業務担当ごとにエリアを分けていて、oviceに入ったらその日行う業務のエリアにアバターを移動します。

また、テレワークなのか出社しているかの区分を、アバターに設定する絵文字で表示するルールです。そして、その日の仕事が終わったらoviceを退出する。このようなルールを定めています。

ー在席かどうかがすぐわかりますね。この運用は、導入して徐々にできあがったものなのでしょうか。

導入後ではなく、ほとんどは正式導入前に決めました。受注フロント統括室の課題が「一体感の醸成」だったため、oviceを利用する目的が明確だったためです。

バーチャルオフィス利用は“チームで一斉に”開始。導入前日には懇親会を開催

ー最初は皆さんoviceには慣れなかったのではないでしょうか。抵抗感をなくすための工夫を何かされましたか。

新組織の発足式の際に、「これからoviceを使っていきます」という宣言を全体の前で行い、合わせて、先ほど説明した運用ルールも共有しました。

発足式自体はオンラインで、ビデオ会議ツールを使って行ったのですが、式の直後にそのまま社員をoviceに誘導し、懇親会を開いたんです。

この懇親会でoviceのアイコンの切り替えや移動の練習を行いました。ここで一気に社員のみなさんにoviceの直感的な操作に慣れてもらえたような気がします。

ー導入ステップを非常にスムーズにすすめられたのですね。

そうですね。本格利用の前のタイミングで、oviceの導入目的や使い方、メリットを理解できる場になりました。

バーチャルオフィスというのは言葉では知っていても、なかなかイメージがつかないものだと思います。懇親会は全員が空間の良さを体感するために、非常に有効な場になったと思います。

懇親会ではクイズ大会も行いました。アバターが一斉に移動する様子を見て、参加者が「これはすごいな…」と呟いたのがとても印象的でした。

Teamsなど既存ツールとの使い分け oviceでは「雑談」「ディスカッション」「相手の可視化」

ー既存ツールとの使い分けはどのように案内いただきましたか。

以下のような資料を用意して「どのツールを」「何の目的で」使うかの共通認識を打ち立てました。

oviceを使う意味は「会話（雑談）」「ディスカッション」「相手の可視化」であり、Teamsは「チャット」OneNOTEは「資料保存・編集」というようにそれぞれ目的に応じて平行して使うものとして利用しています。

この使い分けを表にしてメンバーにも提示しました。

バーチャル空間でのコミュニケーションで、チームとしての一体感を醸成

ーoviceの利用を推進して、今改めてどのような効果を実感されていますか。

oviceを導入する前は、機能集約で1つの組織になるとはいえ、まだまだエリア別の意識の名残がありました。

こうした中、oviceを使うようになって「同じ場所で一緒に仕事をしている」という感覚が強まり、1つのチームになってきたように思います。オンラインなのにここまで一体感を作れるのはすごいことだなと感じています。

ー最後に、今後oviceでやってみたいことがあれば教えてください。

社員同士のコミュニケーションが促進するような社内イベントを定期的にやっていきたいですね。

また、全員がoviceを楽しんで使えるための施策を考え実行する、ovice活用チームのようなものを作り、受注フロント統括室内で横断的にメンバーを募っていきたいと思っています。

物理的には全国各地に離れ離れのメンバーで構成される受注フロント統括室ですが、結束力の強いチームにしていくために、これからもどんどんoviceを使い倒していきたいです。

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