“密でスピーディなコミュニケーション”が実現 バーチャルオフィス導入で事業推進力を高めるキヤノンマーケティングジャパン

今回お話を伺ったのは、全国に営業の拠点を持つキヤノンマーケティングジャパン株式会社。それぞれ異なる地域で勤務する営業支援チームと営業チームのメンバーがスピーディに連携できる体制を構築しました。

導入前に抱いていた課題感や運用のルール、oviceについて気に入っている点やメンバー定着のための工夫などをご紹介します。

全国各地の営業支援チーム×営業チームの密でスピーディなコミュニケーションが実現

ーoviceを現在どのように利用されていますか。

善村：
当部門では、営業支援チームと営業チーム共同でoviceを利用しています。oViceのバーチャルオフィスに営業支援部門のメンバーが常駐していて、営業担当のメンバーは何か相談したい事項をoVice内で相談するという形です。

営業担当者はお客様のところに直接出向いたりなど移動が多いのでoviceに必ずいるとは限りませんが、組織内ではoVice上での朝礼も定番になっています。

ーoviceを導入する前には、どのような課題があったのですか？

有田：
2021年の下期に事業部の営業拠点を拡大する計画になっていたため、拠点拡大前よりリモートでの業務の生産性向上とコロナ禍における連携対応力低下を課題と認識しておりました。

また、対面での営業支援と同様のきめ細やかな営業支援がリモートでもできる新たなコミュニケーションツールを検討しておりました。

佐藤：
従来のビデオ会議ツールでの会議やメール・チャットでの営業支援の連携をしていたのですが、コロナ禍の状況変化と事業部門の（事業推進と成長の）環境変化に柔軟にかつ早急に対応しさらなる連携強化を図るため、バーチャルオフィスの検討を開始しました。

現在、事業支援の当部門においては、GBソリューション事業部・他事業部門との連携においてもoviceを活用しております。

善村：
現状「支援チームは常駐」くらいのルールしか設定していませんが、これは営業がスムーズに支援を受けることができる状態を作ることに注力した結果です。

ーoviceを導入して、ずばり何が一番変わりましたか？

有田：
ロケーションやワークスタイル（在宅・出社）の制約なく、スピーディなコミュニケーションと連携強化が図れたことですね。ビデオ会議ツール利用の時とは大きな差がありますね。

ビデオ会議ツールの場合、会議設定のリンクを共有し開催するなどの手順があり、実際に話始めるまでには早くて一分はかかっていました。oviceでは、地域拠点の営業メンバーと同じ拠点にいる感覚で、声がけやコミュニケーションが数秒でできるようになりました。

佐藤：
仮想空間なのに、同じ拠点に営業と支援が一緒にいる感覚でより密な支援連携できることが一番の変化だと思っております。

ITスキルがバラバラでも使いやすいovice 「顔写真」で話しかけやすさを意識

ーoviceのトライアル期間はどのようにメンバーの皆さんにお使いいただきましたか。

有田：
新しいツールの良さがどのように広まるか？また、新しいコミュニケーションツールでの風土醸成が持続可能かを図るため、支援部門においてはトライアルメンバーを絞り込み実施しました。

直感的な操作やコミュニケーションの取りやすさも、トライアルメンバーに好評で、メンバー以外の支援担当者にも年代やITスキルの差に関係なく、浸透していきました。利用者が効果やメリットを部門内に広める巻き込みで広めていく作戦を取りました。

ー使い手目線での導入設計ですね。ovice運用の工夫があれば教えてください。

善村：
地方の営業メンバーからすると、営業支援部には顔も知らないメンバーがいます。なので、プロフィールの顔写真設定を必須にして、話しかけやすい状態を作ることを意識しました。

有田：
トライアル時には、oviceのレイアウトテンプレートを利用していたのですが、正式導入に合わせて実際のオフィスフロアに他拠点も一緒に同居した一体感のある独自レイアウトを作成しました。

また、あらかじめ部門ごとの座席ゾーンを明確にする運用で、相談や連携したい部門・相手をすぐ捜せるように事業部のアドバイスもいただき工夫しております。

佐藤：
営業部門と支援部門とのシームレスな連携と、在宅者と出勤者の業務連携の運用風土醸成にも工夫をしております。

バーチャルオフィス上での待機チェックや声がけ、ロケーションやワークスタイルに依存しない部門内外コミュニケーションでの日々の活用も新しい運用風土が習慣化される迄に必要な工夫と思っております。

ーoviceについて、気に入ってる点を教えてください。

有田：
直感的な操作で使いやすい手という点が一番気に入っております。トライアルでは一部メンバーで利用していたのですが、現在は、年代に関係なく全員利用できております。

佐藤：
事業部と支援部門には幅広い年代のメンバーがおり、メンバーによってはITスキルの差があるのですが、oviceのツールは、どのような方でもスムーズな利用・使用が出来るユーザー発想の操作性は非常に気にいっております。

善村：
今後、活用場面を広げていくイメージがあります。使うチームの性質や状況によって使い方をカスタマイズできるのはoviceの良いところだと思います。背景や空間のどこの部分にどんな機能を配置するかなど、デザインの自由度が高くて気に入っています。

社内外のイベントを実施・構想中 「働く人の心理的安全性」がこれからもホットトピック

ーoviceで今後やっていきたいことを教えてください。

善村：
今は社内利用がメインですが、外部の方を招いてオンラインイベントの開催などはやっていきたいですね。

有田：
リモートワークとコロナ禍における【心理的安全性の確保】はとても重要なキーワードと認識しております。部門内においては、oviceを活用した【ウエルビーイング対話】による、業務の生産性向上・課員の心理的負荷軽減の取り組みを進めております。

佐藤：
また地域複数拠点での支援担当間のボトムアップの業務改善活動や施策展開の取り組みも開始しております。

今後もoviceを活用して何か新しい取り組みにチャレンジしていきたいですね。