トライアルから導入をスムーズに進めるには

バーチャルオフィスとしてさまざまな企業で導入されているoViceですが、無料トライアル期間中に、「仲間が思ったよりログインしてくれない」、「結局時間が取れない」などの声を聞くこともちらほらあります。なかには導入するかどうかきちんと判断する時間もなく無料トライアルが終了してしまうケースも…。

このように、バーチャルオフィスを導入したいと考えているものの、どう進めたら良いか分からず悩んでいる方も多いのではないでしょうか。今回は無料トライアル時に仲間を募り、スムーズにトライアル＆導入の判断を行った株式会社ブレインパッドの上村さんにお話を伺いました。

２週間のトライアル期間を経て本導入

─トライアル申し込みからの導入判断はどのように行ったのでしょうか。

トライアルを申し込んだのは私（上村さん）でした。トライアル環境を発行してもらってすぐ、まずチャットで「どなたか実験に付き合ってくれる方いませんか？このバーチャルオフィスにログインして入ってきてみてほしいです！」と呼びかけて協力者を募りました。

すぐに数人が集まり、実際にoViceで会話したり画面共有をしたりして、ある程度使い方やどんな風に活用できそうなのか想像できたので、翌週の本部会議で２週間のトライアルを実施することを周知しました。

このトライアルを経て、実際にうまく活用できそうなことを確認できたので、本導入を決めました。

「普段、マイクもカメラも切っていて良い」。不安要素を先回りで取り除く

─すごくスピード感のある導入ですが、何か工夫されたことはありますか。

初期の利用定着がうまくいくよう、不安を取り除くための簡単なルールを設けました。バーチャルオフィスを使うことで真っ先にユーザが思うであろうことは「上司に監視されるのでは？」、「自宅での声や顔が筒抜けになるのでは？」という心配だと思います。

oViceの仕様上、どういう設定だと音声や画像が出るのかは前週のテストで理解していたので、「普段、マイクやカメラは切っていて良い」と明言した上で「出社したらログイン」「スピーカーはオン」としました。

また、新しいインフラに慣れるために「本部内の会議は全てoViceでやる」としました。

２週間だけの期間限定にしたことと、事前に何人かの賛同者を募っていたこともあり、トライアルは好意的に受け入れられました。

トライアルの結果をアンケートで定量評価。「役に立っている実感」を経て本導入

─本導入するかどうか意思決定するために、何か工夫されたことはありますか。

トライアルをした社員に匿名のアンケートを取りました。どれだけの社員がoViceを使うことにより相談しやすくなったと感じているのか、相談の量は増えたのか、きちんとログインできていたのか、そもそも使い続けることに賛成か反対かなど、8項目のアンケートをとって見える化しました。

これによって「ちょっとした相談がしやすくなった」「簡単な相談ごとなどがすぐに解決する」「なんとなく皆さんが近くにいる感じがした」などポジティブな効用が多く集まり、自分たちの「役に立っている実感」が十分に作れたので本導入を決めました。

他の部署が聞きつけ、今は一緒に勤務

─社内の他の部署にも展開されたとききました。

はい、噂を聞きつけて隣の本部も使うことになりました。そのため部屋サイズを50人同時アクセス可能な一番小さいものから、200人同時アクセス可能なサイズに変更し、今は同じ場所に勤務しています。

特に明確に部署ごとに席は決めておらずフリーアドレス制をとっていますが、誰がいるのかが一目で分かるので、部を超えたやり取りを行うのに便利だなと思っています。

oViceは「対話」が行えるツール

─oViceを導入してみていかがですか

oViceを試した理由は、特にテレワークに対して何か明確な問題意識があったからではなく、Twitterで流れてきた情報で存在を知ったのがきっかけです。

トライアルをはじめた時は「雑談推奨キャンペーン」として、雑談から話が発展して思わぬ連携なんかも生まれるかなと思いましたが、意外とそこは生まれなかったですね（笑）

ただ、ちょっとした相談が簡単にできるようになったのが良かったです。電話するまでもないし、チャットだとニュアンスがずれるし…ということを、oVice上で話しかけるだけで簡単に済ませられるというのは嬉しかったです。そのため、今は「対話推奨キャンペーン」としてoViceを使い続けています。

コロナ禍が今以上に落ち着いたらオフィスへの出社比率が上がっていく可能性もありますが、引き続きoViceでの勤務を楽しみたいと思います。