LSIエンジニアの共創にバーチャルオフィスを活用。旭化成マイクロテクノロジ宮崎本社の模索と実践

宮崎に拠点を置く、旭化成エレクトロニクスの子会社、旭化成マイクロテクノロジ株式会社。エンジニアが100名程度所属し、最近ではリモートワークを取り入れながら業務を行なっています。

エンジニアメインの職場では、元々コミュニケーションが活発とは言い難い状況だったそうですが、リモートワークに移行し、チームワークが徐々に失われてしまったといいます。新しい製品をつくり続けるための「共創」を大事にする同社は、こうした事態を深刻にとらえ、2021年11月にoviceを導入しました。多岐にわたる活用方法や今後の展望について聞いてきました。

課題：離れていても「会社にいる」ようなコミュニケーションを求めて

ーoviceを導入する前、働き方やコミュニケーションにおいてどのような課題を感じていましたか？

寺田：
弊社はエンジニア中心の組織なので、元々ワイワイコミュニケーションをとるようなタイプの人は多くありません。個人で業務に没頭し、業務中に人に話しかけるといったシーンもあまりありませんでした。

2020年に新型コロナを理由にリモートワークへ移行したところ、より話す機会が減ってしまいました。すると、「孤独を感じ、寂しい」という声があがったり、出社時にはとれていたチームワークが失われたり、ネガティブな側面が目立ちました。

こうした事態を受け、会社として、社員が気軽に話せるような環境を作らなくてはいけないと考え始めました。また、各々が何をやっているか、状態が閉じているとチームワークも取りづらくなってしまいます。オープンにコミュニケーションを取れる場を、オンライン上で作る必要性を感じていました。

中島：
この課題感は、新入社員で特に顕著でした。業務上わからないことが多いのに、なかなか人に聞きづらい。結果として、孤立化していく人が出てきたのです。

当時ビデオ会議ツールが一応はあったのですが「いきなり電話はしづらい」といった心理的な壁がありました。

ー孤独感や孤立化、チームワークの課題を解決するためにoviceを使い始めたのですね。導入する決め手となったポイントを教えてください。

寺田：
コミュニケーションの様子が視覚的に可視化されているのが一番の決め手です。

ビデオ会議ツールは、コミュニケーションが点でしか結ばれないと思っています。一方でoviceは、1対1だけでなく、2人以上集まって話すことができますし、それが見える化されています。課題に感じていたチームワークを取り戻せるイメージがありました。

中島：
他の人に話しかけたり、人の相談に加わるような「リアルな会社」をオンライン上で再現したい、という考えがありました。それまでのビデオ会議ツールでは実現できなかった差分を埋めることに期待し、2021年11月に導入を決めました。

導入～定着：エンジニア感覚に合わせたユニークなレイアウト

ーovice導入後、組織内への定着がうまくいった要因は何だったのでしょうか？

寺田：
トップダウンだったことが一番大きいように思います。センター長が発信し、次にグループ長という順番で徐々に浸透していきました。

当初は「ビデオ会議ツールがあるのに（新しいプラットフォームは不要では）」という意見もありました。しかし、コミュニケーションを頻繁に取らないと仕事が進まない性質のグループは、いち早くoviceを活用するようになりました。こうした方の声を吸い上げ、広く知らせていったことも定着の要因の一つかもしれません。

また、使う人の環境にベストなレイアウトにすることも、工夫の一つです。

ーレイアウトの工夫について、詳しくお聞かせください。

寺田：
利用者のほとんどがエンジニアで、こうした方たちは「ワンクリックでも無駄なことはしたくない」と考える人が多いんですね。なので、縦スクロールするだけでスペースを行き来できるように縦長のレイアウトにしています。また、みんなブラウザを小さくして使うので、そこも想定したうえで配置を決めています。

馴染みやすさとは別の話ですが、他拠点の方が弊社に異動した時のことを考えて、愛着が湧きやすいよう宮崎県の景色などを背景に盛り込んでいます。

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ーエンジニアの方には、oviceはどのように評価いただいているでしょうか。

寺田：
画面共有を必ず使うのですが、共有された画面を自分の好きな位置に置けるというのは好評ですね。

中島：
会話しているところに人が入ってしまうと、ちょっと場所をずらす、といった光景もよく見られますので、新機能の「ひそひそ話」が実装されるともっと使いやすくなるような気がしています。

※編集部注：oviceで、アバターの声の届く範囲を小さくできる「ウィスパー」機能は、2023年3月に実装されました。

忘年会には神奈川・東京からも参加者が

ー他に何か利用促進のために行ったことがあれば教えてください。

中島：
2021年の11月に導入して間もないタイミングで、シーズンだったこともあり、oviceを会場に忘年会を開催しました。

この時は、操作方法のマニュアルを作り、社内のイントラネットに掲示することで参加者の皆さんの不便がないようにしました。加えて、各部署を回って直接使い方のレクチャーも実施しています。

当日は、東京や神奈川の拠点のメンバーも来てくれて、目的の一つであったoviceの利用促進はもちろんのこと、普段話さない人との交流ができる非常に良い機会になったように思います。親会社の役員も招待し、大規模で盛り上がりました。

採用活動でのovice活用 学生の主体的な行動が可能になるのが強み

ー新卒採用にもoviceが役立っていると聞きました。採用活動における活用についても教えてください。

寺田：
数年前から採用活動をオンラインで行っています。oviceを会場にするまでは、ビデオ会議ツールをメインに使用していました。

ビデオ会議ツールの場合、参加者である学生は、管理者がグループ分けした部屋に入るので、どうしても受動的な体験になってしまいます。

一方oviceでは、会場となるバーチャル空間を自由に動けるので、学生は弊社エンジニアに主体的に話しかけにいくことができます。特に弊社のLSIという領域はわかりづらい領域なので、一方的に説明するのでは理解を深めていただくのに不十分で、質疑応答などの双方向のコミュニケーションが重要なのです。

イベントの管理者としての目線では、どこに何人集まっているかなどの現状が把握しやすく、助かっています。また掲示板に自社サイトの見てほしいページのURLを貼っておくことで、学生たちに情報に気付いてもらい、簡単にアクセスしてもらえる状況を実現しています。

目指すのは常に「新しい製品」開かれた関係が作れるバーチャルオフィスに期待

ーさまざまな活用方法をお聞きできて、非常に参考になりました。最後に、今後の働き方について、コメントいただきたいです。

寺田：
私たちはLSIの会社なので、「新しい製品を生み出す」ことを目標に企業活動を展開しています。そして企画管理グループは、エンジニアが「新しい製品」を生み出していくことの手助けをすることがミッションです。働く環境の構築は、そのための一過程でしかありません。

新しい製品を生み出していくためには、エンジニア同士の共創が不可欠です。リモートワークを継続する中で、oviceなどを活用して、もっと共創が生まれやすい環境を作っていきたいと思っています。

oviceを導入して1年以上が経ち、グループを超えた座談会などが開かれるようになりました。共創のためには開かれた関係、つまりグループを超えた交流が有効だということや、そのためにコミュニケーションが必要だという意識が、今だんだんと社員の中に浸透しつつあると思います。

ビデオ会議ツール等と異なり「会議に参加していなくても、何をしているかわかる」oviceであれば、たとえば自分と異なるグループの会議で話されている内容が気になったときに聞きに行く…というようなことも可能で、もっと共創につながる組織に近づけると思っています。

グループ間の交流が共創や新たなアイデアに繋がると思っていますので、こうした組織のあり方が、今後も社内により深く広がっていくようにしていきたいです。