全国各地の支店を1フロアに！バーチャルオフィスでのハイブリッドワーク、 運用の工夫

全国に13の支店を持つヒューマンステージ株式会社は新型コロナウイルスの流行をきっかけにリモートワークへ移行。現在では出社とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークを実践されています。

オンラインでも組織の一体感を失われないようスマートフォンの常時接続などさまざまな施策を試してきました。トライアル利用を経てoviceを全社導入、現在では出社組もリモート組も毎日ログインします。推進担当の夘山さんに、導入の工夫や効果を聞いてきました。

Zoomの常時接続でリモートワークの円滑化をはかるも…

ー現在の勤務体系について教えてください。

リモートワークと、週2～3回の出社を組み合わせたハイブリッドワークの体制をとっています。他の多くの会社同様、弊社も2020年の新型コロナウイルス流行のタイミングでリモートワークに切り替えました。

ーoviceを導入する前は、どのようなコミュニケーションツールを使っていたのでしょうか？

最初は、支店も含めた全社員にPCとスマートフォンを支給し、「PCで業務をし、スマートフォンでZoomに常時接続」という運用をしていました。

ースマートフォンの常時接続はどのような意図で採用されたのでしょうか。

同じ部門や支店のメンバーで常にビデオを繋げることで、いつでもコミュニケーションが取れる状態を作ることを意図しました。

ただ、一日中接続していると通信が悪くなるタイミングもありますし、何よりスマホにかかる経費が発生します。また画面が小さいため、資料などを共有する時はPCでビデオ会議を再度立ち上げるという手間がかかったり、同じ支店の動きはわかるが他の様子までは把握できずコミュニケーションを取りづらかったり…という課題が残りました。

ーそこからoviceの導入を検討し始めたのですね。

そうです。oviceを使っている取引先企業の担当者さんに紹介していただいたのが知ったきっかけでした。ちょうど「PC＋スマートフォン」の運用に限界を感じていたので、すぐに検索。直感的に「使ってみたい」と思ったので、すぐにトライアル利用を申し込みました。

トライアルは私含め数人での運用だったのですが、全社導入のイメージがついたので、先日より本格的に使わせてもらっています。

ーどのような点を評価いただけましたか。

1つのスペースに全支店を集めると、コロナ禍で失われた全社の一体感を取り戻せるのではないかと期待を持ちました。

加えて、気軽に人に話しかけられて、スマートフォン接続よりも気軽にコミュニケーションを取れそうだと感じました。利用料もかなり安価という印象を受けたので、スムーズに導入が決まりました。

アバターがスペース内を歩き回る様子も、遊び心があって良いと感じています。

「見て回れば全員の顔が見える」リアルオフィスをイメージし運用

ーありがとうございます。oviceのようなバーチャル空間を使うのは初めてという方も多かったと思います。利用を推進していく上で、何か工夫されたことはありますか？

最初のうちは操作に迷う社員も複数人いたので、使い方をまとめた資料を作りスペースに設置しました。YouTubeの説明動画も添付して、それを見てもわからないという方がいたら直接説明したりしていましたね。

また、試行錯誤の結果ではありますが、全員が支店を越えたコミュニケーションを行いやすいよう私の方で運用ルールを考案しました。

ー運用ルールについて教えてください。

当社のバーチャルオフィスでは、基本、全員カメラをON・ミュート設定にして、それぞれの支店ごとに用意したオブジェクトに接続してもらいます。そうすることで、支店のメンバー同士顔の見えている状態、なおかつ周辺を通る人からも見える状態になります。

スマートフォンを使っていた時は、支店内のコミュニケーションに留まっていましたが、こうすることで他の支店の様子をうかがうことも可能になります。社員がどのような人なのかを把握でき、より会話が促進されるのではないかと考えました。

ovice導入以前は、他支店の社員の顔すら知らないという人も多くいました。人数の少ない支店もあって、こうした方には孤独感が生まれていたと思います。会社としては「全社員が一丸となって業務に取り組んでいる」と全員に伝えたいという意図がありました。支店関係なく、全員による結束力を大事にしていきたいのです。

ーこのようなバーチャルオフィスと運用なら、会社としての一体感が強く感じられそうです。他によかった点があれば教えてください

oviceだと誰がどこにいるのかが一目でわかるので、「誰か近づいてきた」とわかった上でコミュニケーションを取れます。

以前だといきなりビデオ会議ツールにパッと人が現れて会話が始まっていたので、身構えてしまう人も多くいました。oviceだと、オンラインでもリアルの時と近いコミュニケーションが実現できて、非常に自然な印象を受けます。

ーそれは大変嬉しいコメントです。導入以前と何か変わったことはありますか？

社員の笑顔が増えたように思います。私もたまに全支店を回ったりするのですが、カメラに映る表情で、以前よりもリモートワークを楽しんでいるような印象を持ちました。

支店を越えたコミュニケーションも起こっています。私自身もそれぞれの知らない側面を知ることができ、とてもありがたく思っています。

「バーチャルオフィス」採用市場での優位性にも期待

ー最後に今後oviceをどのように活用していきたいかを教えてください。

ovice導入以降、雑談といった気軽なコミュニケーションが頻発していて、今いい流れに乗っていると思うので、次は社員の懇親を目的にovice Event（旧称 ovice宴会）などチャレンジしてみたいと考えています。

このようにoviceを使って業務内外問わず取り組みを活性化させていき、まずは社内にとって「当たり前のツール」にしていきたいです。「バーチャル空間で働く先進的な企業」というブランドを確立すれば、今後の採用市場での優位性にもつなげられるはず、と意気込んでいます。