팬데믹은 재택근무 등 본격적인 온라인 근무의 시대를 열었다. 온라인 근무에 대한 우려도 많았지만, 실제 온라인 근무를 도입한 결과 효과적인 업무 수행이 가능함이 입증된 계기이기도 했다. 그러나 엔데믹이 도래한 이후 많은 기업은 다시 직원을 오프라인 사무실로 불러 모으거나, 온라인과 오프라인 근무를 혼합해 사용하고 있는 상황이다.
가상 오피스를 제공하는 글로벌 기업 오비스(oVice)는 이처럼 엔데믹 이후 다양해지는 근무 형태에 주목해 혼합된 근무 환경에서 발생하는 다양한 과제에 대해 연구하고 이를 자사 서비스 향상에 활용하기 위해 올해 2월부터 8월까지 한시적으로 도쿄에 사무실을 열었다. 이에 도쿄에 거주하는 오비스 직원은 현재 사무실 출근을 시행 중이다.
오비스는 도쿄 사무실 오픈을 두고 “근무 형태 변화를 경험하고 싶었다”고 했다. 과연 오비스는 이번 실험을 통해 어떤 통찰을 얻고 있을까? 정세형 오비스 대표에게 직접 물었다.
코로나 전후로 사무실 출퇴근에 많은 변화가 있었다고
그렇다. 특히 근무 형태에 대한 인식 차이가 점차 커지고 있다고 느꼈다.
인식의 차이?
엔데믹 이후 많은 이들의 업무 형태가 사무실 출퇴근으로 돌아갔다고 느낀다. 그러나 이는 코로나 전과는 전혀 다른 형태의 사무실 출근이다. 예를 들어 이제는 사무실에 출근해도 동료나 외부 관계자와 온라인으로 연결돼 있고, 자유롭게 온라인으로 회의를 한다. 지금까지 ‘사내=같은 사무실’이라는 공식이 있었다면 이제는 본점과 지점과 같은 물리적 거리가 온라인으로 연결돼 있거나 온라인 회의를 통해 만나는 일이 어색하지 않아진 것이다.
근무 환경에 많은 변화가 일어나는 것 같다
이제는 사무실 내 미팅룸이 부족하면 바로 사무실을 넓히기 보다는 온라인 사무실 내 미팅룸을 만들기도 한다. 보다 자유롭고, 인원수 변화에 대응하기 쉬운 오피스 형태가 요구되고 있는 환경에서 프리 어드레스를 도입하는 기업도 많아 이제 온라인 사무실에서도 누가 출퇴근했는지 쉽게 확인할 수 있다. 코로나 전으로 ‘돌아왔다’가 아니라 확실히 일하는 방식 자체가 변화하고 있는 셈이다.
도쿄에 오프라인 사무실을 연 것도 이러한 변화 때문인가?
오비스도 이런 변화를 직접 경험해보고자 했다. 이번 도쿄 사무실 오픈을 통해 오비스 유저를 제대로 이해하면서 뉴노멀 사무실 근무의 표준을 만들고 싶었다. 상상하고 예측할 뿐 아니라 직접 경험하면서 오비스 기능을 업데이트하고, 최적의 오비스 사용법을 찾아 유저에게 제안하고자 한다.
그렇다면 실제 사무실로 출퇴근하는 것의 장점은 무엇인가?
어느 팀이 바쁘게 일하고 있는지, 누구와 누가 협업하고 있는지 등 과업 수행에 대한 여러 정보를 한 눈에 알 수 있다는 게 가장 큰 장점이다.
회사는 멤버의 유기적인 협업을 통해 성장한다. 이러한 과정에서 가까이 가 말을 걸거나 회의에 섞일 수 있어야 하는데, 실제 공간에서는 그것이 자유롭게 가능하다.
또 다른 장점이 있다면?
스스로의 상태를 드러낼 수 있다. 당연한 말이지만 공간 안에서는 각자가 지금 집중해 무언가에 대응하고 있는지, 회의를 하는지, 잡담을 나누는지 등 각자의 상태를 드러낼 수 있다. 다른 사람은 그걸 확인하고 지금 말을 걸어도 괜찮을지, 나중에 이야기 나누는 게 좋을지 등 판단할 수 있다.
아울러 팀 결속력 강화에도 도움이 된다. 회의 중 다른 작업을 하고는 하는 원격근무보다는 실제 사무실에서 나누는 커뮤니케이션이 보다 고맥락의 커뮤니케이션이라고 할 수 있다.
장점만 있지는 않을 것 같은데
물론이다. 가장 큰 단점은 출퇴근에 많은 시간을 할애해야 한다는 점이다. 지옥철은 물론이고, 육아 중이라면 아이의 상황에 따라 유연하게 근무 시간을 맞출 수 없고, 거주지에 따라 이직을 할 수밖에 없는 등 여러 불편이 야기된다. 특히 여성의 경력 단절 문제는 출퇴근의 영향이 크다고 생각한다.
따라서 필연적으로 사무실에 출근하기 위해 아침에 일어나는 시간이 빨라지고, 사무실이 집에서 멀리 있는 경우 오랫동안 출퇴근 러쉬에 고생해야 한다. 체력적인 문제는 물론, 개인적인 시간이 줄기도 한다.
비용적인 측면에서 본다면?
대표라면 사무실에 대한 ‘고정비’ 발생에 위협을 느낄 수도 있다. 자금이 충분한 회사라고 해도 갑작스러운 상황 변화에 대응할 때 지금의 사무실 사용 면적이 타당한가를 포함해 재검토를 실시하는 일이 있을 수 있다. 더군다나 자금에 여유가 없는 스타트업이라면, 극단적으로 사무실에 대한 고정비는 가치 창조에 공헌하는 인건비와 달리 단순히 회사를 괴롭히는 부정적 비용이라고 할 수 있다. 사무실이 담당하는 역할을 보다 저렴한 무언가로 대체할 수 있으면 고정비를 삭감하면서 사업의 조기 안정과 가속에도 연결되기 쉬울 것이다.
그럼 실제 사무실의 필요성은 낮다고 보나?
원래 실제 사무실을 좋아했었다. 그런 내가 코로나로 온라인 사무실을 경험하고 내린 결론은 “만나는 건 좋지만, 매일일 필요는 없다”였다.
원격근무를 하며 가끔 멤버를 만날 기회가 있었는데, 그때마다 어색하지는 않았다. 그건 우리가 온라인 사무실이라는 공간에서 매일 근무한 경험이 ‘함께’ 일하고 있다는 감각이 됐기 때문이다. 물론 직접 만날 수 있으면 좋지만, 가끔 만나기 때문에 그 고마움이 더해진다고 생각한다.
그렇다면 가상 사무실은 실제 사무실을 대체할 수 있을까?
팀원 간의 교류 장소로 가상 사무실은 충분하다고 생각한다. 또한 실제 사무실은 지점마다 분리될 수 있고, 같은 빌딩에서도 층이 나뉘거나 회의실에 들어가 있으면 무엇을 하고 있는지 보이지 않는다. 같은 공간에 있더라도 보이는 범위가 한정된 것이다. 그러나 가상 사무실이라면 전체를 볼 수 있기 때문에 실제 사무실보다 직원 한 사람 한 사람의 상황을 파악하기 쉽다.
완전한 대체를 이야기하는 건 아닌 듯 하다
실제 사무실도 분명 장점이 있다. 도쿄나 서울의 높은 집세를 생각하면 넓은 공간을 계속 빌리는 건 막대한 고정비가 발생하지만, 사무실이라는 건 외부에서 ‘믿을 수 있는 회사’라는 신뢰를 얻을 수 있고, 입지가 좋고 깨끗한 사무실은 직원의 동기부여 향상에도 도움이 될 수 있다. 다만 그러한 가치관은 재고의 여지가 있다고 생각하고 있다.
가장 합리적인 선택은 무엇이라고 보는가?
온라인 사무실 업무를 기본으로 하고 필요할 때만 모이는 장소를 빌리거나 최소한의 공간을 운영하는 것이 가장 합리적이라고 생각한다.
